Krajowy System e-Faktur (KSeF) wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem do dokumentowania sprzedaży dla firm w Polsce. Choć ma on na celu uszczelnienie systemu podatkowego, przedsiębiorcy wyrażają coraz więcej obaw dotyczących ochrony tajemnicy handlowej oraz zakresu danych, które będą gromadzone w ramach tego systemu. Pojawia się pytanie, czy KSeF może wpłynąć na bezpieczeństwo informacji handlowych przedsiębiorstw?
KSeF – obowiązkowy od 2026 roku
Od 1 stycznia 2022 roku firmy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, jednak z biegiem lat system ten stanie się obligatoryjny. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorstw o przychodach powyżej 200 milionów złotych rocznie, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych firm, w tym także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Głównym celem systemu jest walka z wyłudzeniami podatkowymi i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego w Polsce.
Jednak przedsiębiorcy, również ci korzystający z naszych usług Biura Rachunkowego “Doradca” w Gliwicach, zgłaszają szereg wątpliwości dotyczących zakresu danych, które system będzie gromadził i udostępniał, oraz tego, jak to wpłynie na ich działalność.
Przeczytaj również: „Urlop księgowej i jego konsekwencje dla firmy – jak się przygotować?„
Zakres gromadzonych danych – co trafi do KSeF?
KSeF gromadzi szczegółowe dane dotyczące każdej wystawionej faktury, w tym dane takie jak: nazwa i adres przedsiębiorcy, nabywcy, data wystawienia faktury, rodzaj i ilość towaru lub usługi, cena jednostkowa, kwoty rabatów, a w niektórych przypadkach nawet tak specyficzne informacje jak liczba roboczogodzin pracy maszyn czy przebieg pojazdu. Te szczegóły będą dostępne dla organów państwowych, takich jak organy egzekucyjne czy komornicy, co budzi niepokój przedsiębiorców o ochronę ich tajemnicy handlowej.
Dane te mogą obejmować informacje strategiczne, które przedsiębiorcy woleliby zachować dla siebie, takie jak szczegółowe dane o transakcjach czy kontrahentach. W związku z tym przedsiębiorcy zastanawiają się, czy KSeF nie narusza ich prawa do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, gwarantowanego przez prawo.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa – obawy przedsiębiorców.
Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane i których ujawnienie mogłoby zaszkodzić firmie. Informacje takie jak wykazy kontrahentów, ceny towarów, czy szczegóły transakcji są często kluczowe dla sukcesu firmy i ich ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorstwo na straty.
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) w maju 2024 roku zainterweniowało, zgłaszając do Krajowej Administracji Skarbowej obawy przedsiębiorców o szeroki zakres danych udostępnianych w KSeF. W swoim wystąpieniu RPO wskazało, że przeprowadzony audyt KSeF ujawnił liczne nieprawidłowości, w tym problemy z architekturą IT, które mogą wpływać na awaryjność i bezpieczeństwo systemu. Zdaniem RPO, te problemy zwiększają ryzyko nieprawidłowego zarządzania danymi, co potęguje obawy o ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.
Konstytucyjne prawo do wolności działalności gospodarczej.
RPO zwraca również uwagę na to, że przedsiębiorcy mają prawo do ochrony tajemnicy handlowej oraz prywatności swoich danych, co jest gwarantowane przez Konstytucję RP. Wprowadzenie KSeF w formie obowiązkowej rodzi pytania o to, jak system wpłynie na wolność działalności gospodarczej, zwłaszcza w kontekście przetwarzania dużej ilości danych biznesowych.
KSeF a wyzwania dla firm.
Jednym z największych wyzwań związanych z KSeF jest fakt, że wdrożenie tego systemu wymaga odpowiednich nakładów finansowych oraz technologicznych, co dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw może stanowić poważny problem. Organizacje takie jak Związek Przedsiębiorców i Pracodawców zwracały uwagę, że koszty związane z wprowadzeniem KSeF spadną głównie na firmy, które będą musiały dostosować swoje systemy informatyczne do nowych wymogów.
W związku z tym firmy, które korzystają z usług biura rachunkowego w Gliwicach, powinny odpowiednio wcześnie zacząć przygotowywać się do wdrożenia KSeF, aby uniknąć problemów wynikających z nieprzystosowania swoich systemów księgowych.
FAQ – Nowy obowiązkowy KSeF – co z tajemnicą handlową?
KSeF od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm. Dla przedsiębiorstw o przychodach powyżej 200 milionów złotych system będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych – od 1 kwietnia 2026 roku.
KSeF będzie przechowywał szczegółowe dane dotyczące każdej wystawionej faktury, w tym dane osobowe i handlowe, takie jak nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy, daty transakcji, rodzaje i ilości sprzedanych towarów lub usług, oraz ich ceny. Informacje te będą dostępne dla organów państwowych.
Przedsiębiorcy obawiają się, że KSeF może naruszać tajemnicę handlową, gdyż system będzie gromadził dane, które są kluczowe dla prowadzenia działalności, takie jak szczegóły transakcji czy wykazy kontrahentów. Obawy te były zgłaszane m.in. przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
Przedsiębiorcy wskazują na ryzyko związane z kosztami wdrożenia systemu, zwłaszcza dla małych i średnich firm, a także obawiają się awaryjności systemu i nieprawidłowego zarządzania danymi, co mogłoby wpłynąć na bezpieczeństwo informacji handlowych.
Namawiamy klientów naszego Biura Księgowego “Doradca” w Gliwicach, a także pozostałych zainteresowanych przedsiębiorców na wcześniejsze przygotowania swoich systemów i swojej polityki firmy do wdrożenia KSeF. Warto skonsultować się ze swoim Księgowym, lub zasięgnąć opinii doświadczonego Radcy Podatkowego, aby odpowiednio dostosować systemy do nadchodzących zmian i uniknąć problemów związanych z wdrożeniem nowego systemu fakturowania.
Interesuje Cię temat KSeF? Przeczytaj również nasz wpis „Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2024: Nowe Standardy i Korzyści„
