Wraz z dynamicznym rozwojem technologii cyfrowych, coraz więcej obszarów życia społecznego i gospodarczego ulega digitalizacji. Od 1 stycznia 2025 r. w Polsce nastąpi rewolucyjna zmiana w sposobie wymiany dokumentów – powszechne wdrożenie usługi e-Doręczeń. To nowoczesne rozwiązanie, stanowiące elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ma na celu ułatwienie i przyspieszenie obiegu dokumentów pomiędzy podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami, a także obywatelami.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia, określane również jako publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), to system umożliwiający przesyłanie dokumentów w sposób elektroniczny, z zachowaniem pełnej mocy prawnej tradycyjnej przesyłki poleconej. Oznacza to, że dokumenty wysłane za pośrednictwem e-Doręczeń będą uznawane za doręczone w taki sam sposób, jakby zostały dostarczone osobiście, co ma ogromne znaczenie dla administracji publicznej, przedsiębiorstw oraz osób prywatnych.
Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze i inni. Dla obywateli korzystanie z e-Doręczeń pozostanie opcjonalne, jednak z pewnością wiele osób zdecyduje się na tę formę komunikacji ze względu na wygodę i szybkość działania.
Korzyści z wprowadzenia e-Doręczeń
Wprowadzenie e-Doręczeń przyniesie szereg korzyści zarówno dla administracji, jak i dla obywateli oraz przedsiębiorców:
- Szybkość i wygoda: Przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej eliminuje konieczność oczekiwania na tradycyjną pocztę oraz wizyty w urzędach. Wszystkie niezbędne formalności można załatwić z poziomu komputera lub smartfona.
- Bezpieczeństwo: Usługa e-Doręczeń spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa określone przez unijne rozporządzenie eIDAS 2.0. Gwarantuje to, że wszystkie przesyłane dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem oraz zapewnia, że ich odbiór jest rejestrowany i potwierdzany.
- Oszczędność czasu i kosztów: Dla przedsiębiorców oraz urzędów korzystanie z e-Doręczeń oznacza znaczne oszczędności finansowe związane z eliminacją kosztów wysyłki tradycyjnej oraz przyspieszenie obiegu dokumentów.
- Wygaszenie ePUAP: W pierwszym roku obowiązywania e-Doręczeń będą funkcjonowały równolegle dwa systemy – dotychczasowy ePUAP oraz nowy system e-Doręczeń. Jednakże, z uwagi na niespełnianie przez ePUAP nowych standardów bezpieczeństwa, system ten będzie stopniowo wygaszany.
Jak założyć konto e-Doręczeń?
Założenie konta e-Doręczeń jest procesem szybkim i prostym. Można to zrobić za pośrednictwem aplikacji mObywatel, gdzie po wypełnieniu wniosku i jego elektronicznym podpisaniu, konto zostaje natychmiast aktywowane. Od momentu aktywacji, adres e-Doręczeń stanie się oficjalnym adresem do korespondencji danej osoby lub podmiotu.
Przeczytaj również: Nowe Przepisy Przy Sprzedaży Internetowej od 1 Lipca – Co Musisz Wiedzieć?
Wyzwania i przyszłość e-Doręczeń
Mimo licznych zalet, wdrożenie e-Doręczeń niesie za sobą również pewne wyzwania. Jednym z nich jest potrzeba dostosowania się do nowych technologii, zwłaszcza przez osoby mniej obeznane z obsługą komputera czy smartfona. Ponadto, konieczne będzie przeszkolenie pracowników administracji oraz przedsiębiorstw, aby efektywnie korzystali z nowego systemu.
Kolejnym wyzwaniem jest integracja systemu e-Doręczeń z istniejącymi już rozwiązaniami, takimi jak ePUAP czy tradycyjna poczta. W tym celu wprowadzono publiczną usługę hybrydową (PUH), która pozwala na przekształcenie dokumentu elektronicznego w papierowy i doręczenie go w tradycyjny sposób, w przypadku gdy odbiorca nie posiada skrzynki e-Doręczeń.
Nasze biuro rachunkowe z Gliwic na bieżąco monitoruje postępy związane z Usługą E-doręczeń. Dołożymy wszelkich starań by stale informować Was o wszystkich zmianach.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Nie. Obowiązek dotyczy podmiotów publicznych, przedsiębiorców oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Obywatele mogą, ale nie muszą, korzystać z tej usługi.
Korzystanie z e-Doręczeń w korespondencji z podmiotami publicznymi jest bezpłatne. Koszty mogą pojawić się w przypadku korespondencji między firmami lub między firmą a osobą prywatną.
Jeśli dokument nie zostanie odebrany w ciągu 14 dni od momentu powiadomienia o jego dostarczeniu, uznaje się go za doręczony. Jest to tzw. doręczenie fikcyjne.
Tak, system e-Doręczeń jest zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS 2.0, co umożliwia korzystanie z niego w ramach transakcji międzynarodowych.
Konto można założyć za pośrednictwem aplikacji mObywatel, a cały proces trwa zaledwie kilka minut.
Podsumowanie
Wprowadzenie powszechnych e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej administracji publicznej. Dzięki temu rozwiązaniu, obieg dokumentów stanie się szybszy, bezpieczniejszy i bardziej dostępny dla wszystkich użytkowników. Choć przed nami jeszcze wiele wyzwań, korzyści płynące z wdrożenia tej usługi z pewnością przewyższą wszelkie trudności. Dla firm, urzędów oraz obywateli jest to nie tylko usprawnienie codziennej pracy, ale również oszczędność czasu i pieniędzy, co w dzisiejszych czasach ma ogromne znaczenie.
