Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy w sektorze MŚP staną przed kolejnym przełomem w obowiązkach księgowych – prowadzenie KPiR wyłącznie w formie cyfrowej, z obowiązkiem składania ewidencji roku podatkowego w formacie JPK_KPiR. To zmiana niemniej istotna niż KSeF, choć mniej medialna. W tym artykule tłumaczę: co się zmieni, jakie są terminy, jakie konsekwencje, jak się przygotować i na co zwrócić uwagę. Wszystko w prostym języku, krok po kroku.

Dlaczego ta zmiana jest „rewolucją nie mniej ważną niż KSeF”?

Choć obecnie większość uwagi przedsiębiorców skupiona jest na obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), rząd szykuje kolejną istotną transformację – cyfryzację KPiR, czyli Księgi Przychodów i Rozchodów. Już teraz Infor opisuje to jako rewolucję, która wymusi całkowitą zmianę w sposobie prowadzenia uproszczonej księgowości. 

Dotychczas ewidencję KPiR można było prowadzić w wersji papierowej, w Excelu czy w programach księgowych. Po zmianie tylko forma cyfrowa będzie dopuszczalna, a system będzie wymagał ścisłych, ujednoliconych danych: numeru faktury z KSeF, NIP-u kontrahenta, nowych kolumn w ewidencji.

Ta transformacja ma charakter fundamentalny, bo dotyczy samego rdzenia księgowości firm MŚP, tych, które do tej pory korzystały z księgowości uproszczonej. To także wymuszenie harmonizacji systemów IT, większej transparentności dla fiskusa i ograniczenia ryzyka błędów.

Co dokładnie ulegnie zmianie – główne elementy cyfrowej KPiR

Tylko ewidencja w wersji cyfrowej i obowiązkowy JPK_KPiR

Od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie KPiR wyłącznie w formie cyfrowej będzie obowiązkowe. Nie będzie możliwości korzystania z papierowych zeszytów, darmowych excelowskich arkuszy czy pomijania pewnych kolumn. Po zakończeniu roku podatkowego ewidencja w trybie cyfrowym zostanie przesłana do urzędu jako plik JPK_KPiR. 

Nowe kolumny: numer faktury KSeF i NIP kontrahenta

W cyfrowej KPiR pojawią się nowe kolumny, m.in. numer faktury w systemie KSeF i NIP kontrahenta. To oznacza, że każdy wydatek musi być powiązany z fakturą (lub dokumentem) zawierającym te dane — paragon bez NIP nie będzie już mógł być kosztem dla firmy. 

Usunięcie wyjątków i uproszczeń dla najmniejszych firm

Dotychczasowe wyjątki, ulgi i uproszczenia dostępne dla minimalnych podmiotów (np. rolnicy z bardzo niskimi przychodami), będą sukcesywnie wygaszane. Nawet mikrofirmy zostaną objęte nowymi regułami. 

Surowe terminy i sankcje za niedopełnienia

W nowym modelu nie będzie miejsca na duże opóźnienia w księgowaniu czy w przekazywaniu ewidencji. Fiskus przewiduje sankcje za nieterminowe lub błędnie sporządzone ewidencje. 

Kiedy i dla kogo – harmonogram obowiązków

Start od 1 stycznia 2026

Zmiany obejmują wszystkich przedsiębiorców, którzy korzystają z KPiR, czyli prowadzą uproszczoną księgowość. Od tej daty formuła papierowa lub częściowa zostanie wycofana. 

KSeF i wzajemne powiązania terminów

Jednocześnie KSeF staje się obowiązkowy od lutego 2026 roku dla faktur sprzedażowych i odbiorów. W praktyce oznacza to, że cyfrowa KPiR i e-fakturowanie będą działać równolegle, z silnymi powiązaniami. 

Okres przejściowy?

Choć nie przewidziano długiego okresu przejściowego – zmiana ma charakter radykalny – firmy mogą już dziś przygotowywać się do migracji na systemy spełniające wymagania cyfrowej KPiR (zgodne z JPK). 

Konsekwencje dla przedsiębiorców MŚP

Koszty wdrożenia systemów IT

Firmy, które dotąd korzystały z prostych narzędzi (papier, arkusz, program ogólny) będą musiały zainwestować w rozwiązania zgodne z wymaganiami cyfrowej KPiR. To może oznaczać zakup lub wdrożenie nowego oprogramowania, integracje z BIURAMI RACHUNKOWYMI, szkolenia dla personelu itd.

Wysoka dokładność i ryzyko błędów merytorycznych

W nowym reżimie mniejsza tolerancja na błędy: brak NIP-u kontrahenta, brak numeru faktury albo błędna struktura mogą spowodować odrzucenie ewidencji. To zmusza do większej dyscypliny w dokumentacji i procesach zakupowych.

Silniejsza kontrola fiskusa

Centralny system umożliwi bardziej efektywną analizę, porównywanie danych, kontrolowanie nieprawidłowości – administracja skarbowa zyska lepszy wgląd w działalność firm.

Korzyści: automatyzacja, oszczędność czasu, lepsze zarządzanie

Mimo że zmiana wydaje się wymagająca, cyfryzacja KPiR niesie ze sobą potencjał oszczędności czasu (automatyczne księgowania, integracje), redukcję ryzyka pomyłek ludzkich i możliwość lepszego zarządzania finansami.

Jak się przygotować krok po kroku?

1. Audyt obecnych procesów i systemów

Sprawdź, jak obecnie prowadzisz księgowość – papierowo, w Excelu, programem, z biurem rachunkowym? Oceń jakie luki wymagają uzupełnienia, które dane nie są gromadzone (np. NIP kontrahenta) itp.

2. Wybór odpowiedniego oprogramowania lub integracja

Szukaj programów zgodnych z JPK_KPiR i z możliwością integracji z KSeF. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, upewnij się, że ono również będzie gotowe na tę zmianę.

3. Migracja danych historycznych

Jeśli prowadzisz księgi w Excelu lub innym formacie, przeniesienie danych do nowego systemu musi być staranne i zgodne z wymaganiami struktury JPK.

4. Szkolenie personelu

Właściciele, księgowi, osoby wystawiające dokumenty – wszyscy muszą poznać nowe reguły: jakie dane muszą być gromadzone, poprawnie wpisywane itp.

5. Testowe przejścia i korekty

Zanim styczeń 2026 będzie „na żywo”, warto wykonać suchy bieg – generowanie ewidencji, wysyłka próbna JPK, korekty – by wychwycić błędy i niedociągnięcia.

6. Współpraca z biurem rachunkowym

Jeśli korzystasz z usług biuro rachunkowe lub biuro księgowe, ustal z nimi, czy mają już scenariusze cyfrowej KPiR. Dobrze działające biuro rachunkowe Gliwice lub biuro księgowe Gliwice może w tym procesie zapewnić płynność i wsparcie merytoryczne.

Ryzyka, na które warto zwrócić szczególną uwagę

  • Brak spójności w danych – różne formaty w dokumentach, brak NIP-u kontrahenta, nieprawidłowe numeracje.
  • Podwójny obieg dokumentów – część firm może ciągle chcieć pracować z formą papierową, co może prowadzić do chaosu i błędów.
  • Uzależnienie od systemów IT – przerwy w działaniu systemów, awarie lub brak internetu mogą powodować trudności.
  • Nieprzystosowane biura księgowe – brak gotowości kooperanta (biuro rachunkowe) może opóźnić cały proces.
  • Kary za niedopełnienie – błędna lub nieterminowa ewidencja może być zakwestionowana przez urząd skarbowy.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Czy każda firma z KPiR będzie objęta zmianą od 1 stycznia 2026?

Tak – wszystkie podmioty prowadzące KPiR (używające uproszczonej księgowości) zostaną objęte obowiązkiem cyfrowej ewidencji i wyeliminowania wersji papierowej.

Czy mogę dalej stosować arkusz Excel lub zeszyt papierowy dla KPiR?

Nie – od 2026 roku dopuszczalna będzie tylko ewidencja cyfrowa w systemie kompatybilnym z JPK.

Czy paragon bez NIP będzie mógł być kosztem?

Nie – dokumenty (paragony, faktury) muszą zawierać NIP kontrahenta, by mogły być uwzględnione w kosztach.

Co z przedsiębiorcami, którzy mają minimalne przychody (np. rolnicy)?

Uproszczenia będą stopniowo wygaszane, również najmniejsze podmioty będą objęte nowym reżimem.

Czy trzeba zmienić biuro rachunkowe?

Jeśli Twoje obecne biuro nie ma planu na cyfryzację, warto rozważyć współpracę z nowoczesnym biuro rachunkowe Gliwice lub biuro księgowe Gliwice, które oferują usługi dostosowane do nowych wymogów.

Jak długo będę mógł poprawiać ewidencję po jej przesłaniu?

Dokładne zasady dotyczące korekt mogą być określone przez Ministerstwo Finansów – istotne jest, by zachować staranność i minimalizować błędy w pierwszej wersji.

Przykład praktyczny – jak to wygląda w firmie XYZ

Załóżmy, że firma XYZ prowadzi działalność handlową i używa KPiR. Obecnie wpisy kosztów dokonywane są ręcznie w Excelu, a faktury dostają bezpośrednio. Po zmianie:

  1. Wszystkie faktury zakupowe muszą być w systemie KSeF, z numerem identyfikacyjnym i NIP-em kontrahenta.
  2. W nowym systemie księgowym X, po integracji z KSeF, każda faktura automatycznie „ładuje się” do KPiR, wypełniając odpowiednie kolumny.
  3. Raport roczny w postaci JPK_KPiR generowany jest automatycznie i przesyłany do Urzędu Skarbowego.
  4. Firma unika błędów ręcznych, oszczędza czas i zwiększa przewidywalność procesów.

Taki scenariusz może być łatwiejszy, jeśli firma już wcześniej współpracuje z biuro rachunkowe lub biuro księgowe, które oferuje wspólne procedury cyfryzacji.

Dlaczego warto działać już dziś?

  1. Czas na przemyślaną migrację – lepiej rozpocząć proces już teraz niż zostawić wszystko na ostatnią chwilę.
  2. Wybór odpowiednich narzędzi – testowanie systemów, porównanie ofert, integracje.
  3. Szkolenie pracowników – czas potrzebny na adaptację jest realny i powinien być uwzględniony.
  4. Współpraca z nowoczesnym biurem rachunkowym – jeśli Twoje obecne biuro nie oferuje wsparcia w cyfrowej transformacji, warto przejść do biuro rachunkowe Gliwice lub biuro księgowe Gliwice, które są przygotowane na nowe standardy.
  5. Redukcja stresu i ryzyka – działanie z wyprzedzeniem zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, sankcji i chaosu.

Podsumowanie

Nowy obowiązek cyfrowej KPiR to krok milowy dla sektora MŚP – zmian nie można ignorować. Choć może się wydawać trudny, to ma potencjał przynieść korzyści w postaci automatyzacji, mniejszej liczby błędów, lepszej kontroli i przewidywalności. Warto już dziś planować, wdrażać i współpracować z fachowcami – zarówno z działu IT, jak i z nowoczesnym biurem rachunkowym, które rozumie zmiany.

Jeśli potrzebujesz pomocy w praktycznym wdrożeniu lub wsparcia w doborze narzędzi i biura, chętnie pomogę.

Przeczytaj również