Od 2026 roku wchodzą istotne zmiany w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej oraz do jej przesyłania w strukturze JPK_PKPIR.
W praktyce oznacza to kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych i dalsze uszczelnianie systemu raportowania danych do administracji skarbowej. Warto już teraz zrozumieć, co się zmienia, kogo dotyczą nowe obowiązki i czy JPK_V7M nadal pozostaje w mocy.
Elektroniczna PKPiR od 2026 – co to oznacza w praktyce
Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie będą mogli prowadzić jej w formie papierowej ani w arkuszach typu Excel. Księga musi być prowadzona w programie komputerowym umożliwiającym generowanie pliku w strukturze JPK_PKPIR.
To oznacza, że wszelkie uproszczone formy ewidencji, które nie spełniają wymogów struktury JPK, przestaną być dopuszczalne. Program księgowy będzie musiał umożliwiać eksport danych w odpowiednim formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Czym jest JPK_PKPIR
JPK_PKPIR to elektroniczna wersja księgi przychodów i rozchodów w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca będzie zobowiązany przesłać plik do właściwego urzędu skarbowego.
Pierwsza wysyłka nastąpi w 2027 roku i będzie dotyczyć danych za rok 2026. Termin przekazania pliku to 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Ważne jest to, że obowiązek dotyczy wysyłki rocznej, a nie comiesięcznej. Księga musi być jednak prowadzona elektronicznie już od początku 2026 roku.
Czy JPK_V7M nadal obowiązuje
Wprowadzenie JPK_PKPIR nie oznacza likwidacji JPK_V7M. Plik JPK_V7M dotyczy rozliczeń VAT i nadal obowiązuje podatników rozliczających podatek od towarów i usług miesięcznie.
Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT i jednocześnie prowadzi PKPiR, będzie zobowiązany do składania dwóch różnych plików JPK – jednego w zakresie VAT, drugiego w zakresie podatku dochodowego.
Zmiany dotyczą zatem rozszerzenia obowiązków raportowych, a nie zastąpienia dotychczasowych struktur.
Kogo dotyczą nowe przepisy
Obowiązek elektronicznego prowadzenia PKPiR oraz przesyłania JPK_PKPIR obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się według skali podatkowej lub podatku liniowego i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Nowe regulacje nie dotyczą osób działających wyłącznie na podstawie umów agencyjnych lub zleceń, o ile nie prowadzą one PKPiR w rozumieniu przepisów podatkowych.
Jak przygotować się do zmian
Wdrożenie nowych przepisów wymaga przede wszystkim odpowiedniego zaplecza technologicznego. Przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy jego system księgowy umożliwia generowanie struktury JPK_PKPIR i czy jest regularnie aktualizowany zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
W praktyce wiele firm już dziś korzysta z pełnych systemów księgowych, dlatego przejście na obowiązkową elektroniczną PKPiR nie będzie dla nich rewolucją, a raczej formalnym usystematyzowaniem dotychczasowej praktyki.
W przypadku mniejszych działalności, które prowadziły ewidencję w arkuszach kalkulacyjnych, zmiana może wymagać wdrożenia nowego oprogramowania lub powierzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi.
Biuro rachunkowe Doradca z Gliwic już dziś przygotowuje swoich klientów na zmiany w zakresie JPK_PKPIR, analizując sposób prowadzenia ewidencji i dostosowując systemy do nadchodzących wymogów. Wsparcie doświadczonego zespołu księgowego pozwala uniknąć błędów przy pierwszej wysyłce pliku w 2027 roku.
Czy zmiany oznaczają większą kontrolę
Rozszerzenie raportowania w strukturach JPK umożliwia administracji skarbowej automatyczne analizowanie danych, porównywanie ich z deklaracjami VAT oraz wychwytywanie nieprawidłowości. System staje się bardziej zautomatyzowany, a rozbieżności łatwiejsze do zidentyfikowania.
Nie oznacza to jednak automatycznego zwiększenia liczby kontroli, lecz większą transparentność rozliczeń podatkowych.
Najczęstsze pytania
Nie. Obowiązek dotyczy rocznej wysyłki pliku JPK_PKPIR do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Nie. JPK_V7M nadal obowiązuje podatników VAT rozliczających się miesięcznie.
Od 2026 roku księga musi być prowadzona w programie komputerowym umożliwiającym wygenerowanie struktury JPK. Arkusze kalkulacyjne nie będą spełniać wymogów.
Zmiany dotyczą podatników prowadzących PKPiR. Ryczałt ewidencjonowany podlega odrębnym zasadom ewidencyjnym.
Podsumowanie
Od 2026 roku przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązani do jej elektronicznego prowadzenia oraz rocznej wysyłki w strukturze JPK_PKPIR. Jednocześnie JPK_V7M w zakresie VAT pozostaje w mocy.
Nowe obowiązki nie powinny być traktowane wyłącznie jako dodatkowe obciążenie, lecz jako kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Odpowiednie przygotowanie systemów księgowych i współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym, takim jak Doradca z Gliwic, pozwala przejść przez zmiany spokojnie i bez ryzyka formalnych błędów.
Przeczytaj również:
- Czy warto zakładać działalność gospodarczą w 2026 roku? Spokojny przewodnik dla przyszłego przedsiębiorcy
Założenie działalności gospodarczej często zaczyna się od bardzo prostego pytania: „A może w końcu spróbować na swoim?”. Czasem wynika to z chęci większej niezależności, czasem z potrzeby dorobienia do etatu, a czasem z naturalnego rozwoju usług, które do tej pory były tylko dodatkowym zajęciem. W 2026 roku wiele osób zastanawia się, czy własna firma nadal… Dowiedz się więcej: Czy warto zakładać działalność gospodarczą w 2026 roku? Spokojny przewodnik dla przyszłego przedsiębiorcy - Pieniądze czy urlop – co jest ważniejsze dla pracownika i pracodawcy?Czerwiec to moment, w którym temat urlopów wraca w wielu firmach z pełną mocą. Pracownicy planują wakacje, rodzice dopasowują wolne do przerw szkolnych, a pracodawcy próbują pogodzić grafiki, zamówienia, terminy, zastępstwa i nieobecności w zespole. Wtedy pojawia się pytanie, które brzmi prosto, ale w praktyce potrafi wywołać sporo nieporozumień: czy pracownik może wybrać pieniądze zamiast… Dowiedz się więcej: Pieniądze czy urlop – co jest ważniejsze dla pracownika i pracodawcy?
- Koniec z „wystawianiem faktur wstecz”? KSeF zmienia zasady, o których firmy często zapominająWielu przedsiębiorców przez lata działało według podobnego schematu. Miesiąc się kończył, usługa była wykonana, rozliczenie zamknięte, a faktura pojawiała się kilka dni później. Czasem z datą ostatniego dnia poprzedniego miesiąca, bo „tak zawsze było”, „klient prosił”, „był weekend” albo „nie zdążyliśmy przed końcem miesiąca”. W codziennej praktyce biznesowej takie sytuacje nie były rzadkością. Dotyczyły szczególnie… Dowiedz się więcej: Koniec z „wystawianiem faktur wstecz”? KSeF zmienia zasady, o których firmy często zapominają
