Powierzając dokumenty biuru rachunkowemu, przedsiębiorca przekazuje znacznie więcej niż faktury i zestawienia. W codziennej współpracy przetwarzane są dane osobowe, informacje finansowe, dane pracowników, dokumentacja kadrowa i płacowa czy informacje dotyczące kontrahentów.

Dlatego bezpieczeństwo danych w nowoczesnym biurze rachunkowym nie może ograniczać się do programu antywirusowego i silnego hasła.

W Biurze Rachunkowym i Informacji Podatkowej „Doradca” w Gliwicach traktujemy ochronę informacji jako stały element naszej pracy. Jednym z działań służących utrzymaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa są regularne audyty IT, pozwalające sprawdzać wykorzystywane rozwiązania, identyfikować potencjalne ryzyka i reagować, zanim staną się realnym problemem.

Dlaczego bezpieczeństwo danych w biurze rachunkowym jest tak ważne?

Biuro rachunkowe pracuje na informacjach, których utrata, przypadkowe ujawnienie lub dostęp osób nieuprawnionych mogą mieć poważne konsekwencje.

W zależności od zakresu obsługi mogą to być m.in.:

  • dane identyfikacyjne przedsiębiorców i pracowników,
  • numery PESEL i inne dane znajdujące się w dokumentacji kadrowej,
  • informacje o wynagrodzeniach,
  • dane dotyczące rozliczeń podatkowych,
  • dokumenty księgowe,
  • informacje o kontrahentach,
  • dane bankowe i finansowe,
  • dokumentacja związana z zatrudnieniem.

To jeden z powodów, dla których wybierając biuro rachunkowe w Gliwicach, warto zwracać uwagę nie tylko na cenę czy zakres usług, ale również na sposób organizacji pracy z dokumentami i danymi.

RODO to nie dokument schowany w segregatorze

Wokół RODO przez lata powstało wiele mitów. Jednym z nich jest przekonanie, że wystarczy przygotować odpowiednie dokumenty, zgody i politykę prywatności.

W rzeczywistości ochrona danych jest procesem.

RODO wymaga stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, których poziom powinien odpowiadać ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych.

Co istotne, przepisy wskazują również na potrzebę regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności zabezpieczeń.

Technologia się zmienia. Pojawiają się nowe zagrożenia, aktualizacje systemów, nowe urządzenia oraz nowe sposoby wymiany dokumentów. Rozwiązanie, które było wystarczające kilka lat temu, nie musi być odpowiednie dzisiaj.

Dlatego bezpieczeństwa nie można skonfigurować raz i uznać tematu za zamknięty.

Po co przeprowadzać regularny audyt IT?

Audyt IT pozwala spojrzeć na wykorzystywaną infrastrukturę z perspektywy bezpieczeństwa.

Nie chodzi wyłącznie o znalezienie awarii. Znacznie ważniejsze jest wykrywanie słabych punktów, zanim doprowadzą do utraty danych, przestoju albo incydentu bezpieczeństwa.

Weryfikacji mogą podlegać m.in.:

  • komputery i urządzenia wykorzystywane przez pracowników,
  • aktualność systemów i oprogramowania,
  • zabezpieczenia sieci,
  • sposób tworzenia i przechowywania kopii zapasowych,
  • dostęp użytkowników do poszczególnych zasobów,
  • stosowane hasła i mechanizmy uwierzytelniania,
  • ochrona poczty elektronicznej,
  • sposób przechowywania dokumentów,
  • możliwość odzyskania danych po awarii,
  • procedury związane z dostępem do informacji.

Zakres audytu powinien być dopasowany do infrastruktury, rodzaju przetwarzanych informacji i zidentyfikowanych ryzyk. Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw zabezpieczeń odpowiedni dla każdej organizacji.

Regularność ma znaczenie

Jednorazowy audyt pokazuje stan infrastruktury w konkretnym momencie. Tymczasem środowisko informatyczne firmy nieustannie się zmienia.

Pojawiają się aktualizacje, nowe wersje programów, nowe urządzenia, zmieniają się pracownicy i ich uprawnienia. Równolegle zmieniają się metody stosowane przez cyberprzestępców.

Dlatego w Doradcy bezpieczeństwo traktujemy jako proces wymagający okresowej weryfikacji, a nie jednorazowe zadanie do odhaczenia.

Regularny audyt IT pozwala sprawdzić, czy stosowane zabezpieczenia nadal odpowiadają aktualnym potrzebom i ryzyku.

Kopia zapasowa to dopiero początek

Backup jest jednym z najważniejszych elementów bezpieczeństwa, ale samo wykonywanie kopii danych nie rozwiązuje wszystkich problemów.

Istotne jest również to, czy:

  • kopia rzeczywiście jest wykonywana,
  • obejmuje odpowiednie dane,
  • jest odpowiednio zabezpieczona,
  • można ją wykorzystać w przypadku awarii,
  • proces odtworzenia danych został zweryfikowany.

Celem jest nie tylko posiadanie kopii, ale także możliwość sprawnego przywrócenia dostępności informacji po incydencie technicznym.

Dostęp do danych powinien mieć ten, kto rzeczywiście go potrzebuje

Kolejnym ważnym elementem bezpieczeństwa jest zarządzanie dostępem.

Nie każdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich informacji znajdujących się w organizacji. Zakres uprawnień powinien odpowiadać wykonywanym obowiązkom.

Ma to znaczenie zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa IT, jak i ochrony danych osobowych.

W praktyce oznacza to konieczność kontrolowania m.in. tego:

  • kto ma dostęp do określonych danych,
  • jakie posiada uprawnienia,
  • czy dostęp jest nadal potrzebny,
  • co dzieje się z uprawnieniami po zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy.

Im więcej danych przetwarza organizacja, tym ważniejsze staje się świadome zarządzanie dostępem.

Bezpieczeństwo danych nabiera jeszcze większego znaczenia w 2026 roku

Cyfryzacja księgowości przyspiesza. KSeF, elektroniczny obieg dokumentów, cyfrowa komunikacja z administracją i coraz większa liczba procesów realizowanych online powodują, że infrastruktura IT staje się jednym z fundamentów pracy biura rachunkowego.

Dobrym przykładem jest Krajowy System e-Faktur. Jego wdrożenie oznacza nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale także konieczność właściwego zarządzania dostępem i uprawnieniami.

Więcej o zmianach związanych z systemem piszemy w naszym aktualnym przewodniku dotyczącym KSeF.

Dla nas cyfryzacja oznacza więc nie tylko wygodę i szybszą obsługę. Musi iść w parze z odpowiedzialnością za informacje, które otrzymujemy od klientów.

Audyt IT, RODO i procedury – elementy jednego systemu

Bezpieczeństwo danych nie opiera się na jednym programie, jednej procedurze ani jednym audycie.

To połączenie kilku obszarów:

  • odpowiednio zabezpieczonej infrastruktury,
  • aktualnego oprogramowania,
  • kontroli dostępu,
  • kopii zapasowych,
  • procedur organizacyjnych,
  • świadomości osób pracujących z danymi,
  • regularnej weryfikacji stosowanych rozwiązań.

Dopiero ich połączenie pozwala ograniczać ryzyko związane z utratą, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem informacji.

Dlaczego piszemy o tym naszym klientom?

Bo bezpieczeństwo danych jest również elementem jakości obsługi księgowej.

Przedsiębiorca powierzający dokumentację biuru rachunkowemu powinien mieć świadomość, że po drugiej stronie znajdują się nie tylko osoby znające przepisy podatkowe, ale także organizacja, która świadomie podchodzi do ochrony powierzonych informacji.

Biuro Rachunkowe „Doradca” działa w Gliwicach od lat i obsługuje przedsiębiorców o różnych profilach działalności. Wraz z rozwojem cyfrowej księgowości rozwijamy również sposób, w jaki chronimy informacje naszych klientów.

Regularny audyt IT jest jednym z elementów tego podejścia.

Jeżeli szukasz księgowości, w której ważna jest zarówno jakość rozliczeń, jak i odpowiedzialne podejście do powierzanych danych, poznaj naszą ofertę Biura Rachunkowego Doradca w Gliwicach lub skontaktuj się z nami.

FAQ – bezpieczeństwo danych w biurze rachunkowym

Czy RODO wymaga przeprowadzania audytów IT?

RODO nie narzuca jednej konkretnej formy ani częstotliwości „audytu IT”. Wymaga natomiast wdrożenia zabezpieczeń adekwatnych do ryzyka oraz regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych służących ochronie danych. Audyt IT może być jednym ze sposobów realizacji i dokumentowania takiej weryfikacji.

Dlaczego biuro rachunkowe powinno regularnie sprawdzać zabezpieczenia?

Ponieważ zmieniają się zarówno technologie, jak i zagrożenia. Regularna kontrola pozwala identyfikować potencjalne słabe punkty oraz oceniać, czy stosowane rozwiązania nadal zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Czy wykonywanie kopii zapasowych wystarczy do ochrony danych?

Nie. Backup jest ważnym elementem bezpieczeństwa, ale powinien być uzupełniony m.in. odpowiednią kontrolą dostępu, aktualizacjami, zabezpieczeniem urządzeń i sieci oraz procedurami organizacyjnymi.

Czy bezpieczeństwo danych ma znaczenie przy wyborze biura rachunkowego?

Tak. Biuro rachunkowe otrzymuje od klientów dużą ilość informacji finansowych, podatkowych, osobowych i kadrowych. Dlatego sposób ich przechowywania, zabezpieczania i udostępniania powinien być jednym z kryteriów wyboru księgowości.

Podsumowanie

Nowoczesna księgowość jest dziś nierozerwalnie związana z technologią. Wraz z jej rozwojem rośnie znaczenie bezpieczeństwa informacji.

W Biurze Rachunkowym „Doradca” w Gliwicach regularnie podchodzimy do weryfikacji infrastruktury IT i stosowanych zabezpieczeń. Dbamy o zgodność procesów z zasadami ochrony danych i zwracamy uwagę na to, w jaki sposób informacje klientów są przechowywane oraz kto ma do nich dostęp.

Bo dobra księgowość to nie tylko prawidłowo zaksięgowana faktura. To również odpowiedzialność za dane, które klient nam powierza.