Współpraca z biurem rachunkowym często kojarzy się przede wszystkim z przekazywaniem dokumentów, rozliczaniem podatków i pilnowaniem terminów. W praktyce równie ważnym elementem jest regularna komunikacja pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym.

Wiele decyzji podejmowanych na co dzień może mieć konsekwencje podatkowe lub księgowe. Zakup samochodu, podpisanie umowy leasingowej, zatrudnienie pracownika, rozpoczęcie sprzedaży za granicę czy nawet zmiana sposobu prowadzenia działalności – o takich planach warto informować biuro rachunkowe odpowiednio wcześniej.

Nie tylko dokumenty na koniec miesiąca

Model współpracy, w którym kontakt z księgowością ogranicza się wyłącznie do przesłania faktur, nie zawsze jest wystarczający.

Przedsiębiorca podejmuje w ciągu miesiąca wiele decyzji, które później znajdują odzwierciedlenie w dokumentach księgowych. Jeżeli biuro rachunkowe dowiaduje się o nich dopiero po fakcie, możliwości odpowiedniego przygotowania rozliczenia mogą być ograniczone.

Dlatego warto traktować księgowość nie tylko jako miejsce przekazywania dokumentów, ale również jako ważny element organizacji finansowej firmy.

Kiedy warto skontaktować się z księgowym?

Nie każda codzienna decyzja wymaga konsultacji. Są jednak sytuacje, w których wcześniejszy kontakt może pomóc uniknąć nieporozumień.

Warto poinformować biuro rachunkowe m.in. wtedy, gdy firma planuje:

  • większy lub nietypowy zakup,
  • zakup albo leasing samochodu,
  • zatrudnienie pierwszego lub kolejnego pracownika,
  • rozpoczęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem,
  • wprowadzenie nowego rodzaju usług lub sprzedaży,
  • zmianę rachunku bankowego lub innych istotnych danych firmy,
  • inwestycję, która może mieć znaczenie dla późniejszych rozliczeń.

Czasami krótka konsultacja przed podjęciem decyzji pozwala wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne i jak dana operacja powinna zostać prawidłowo ujęta.

Dlaczego warto pytać przed, a nie po?

Dobrym przykładem są firmowe zakupy.

Samo otrzymanie faktury wystawionej na przedsiębiorcę nie oznacza automatycznie, że każdy wydatek będzie mógł zostać rozliczony w taki sam sposób. Znaczenie mają m.in. charakter wydatku, jego związek z prowadzoną działalnością oraz sposób wykorzystania.

Podobnie jest z samochodami, leasingiem, transakcjami zagranicznymi czy zatrudnieniem.

Dlatego w przypadku większych decyzji korzystniejsze może być zadanie pytania przed zawarciem transakcji, a nie dopiero podczas przekazywania dokumentów do rozliczenia.

Regularność ułatwia współpracę

Dobra komunikacja działa również w drugą stronę. Biuro rachunkowe może przypominać o terminach, brakujących dokumentach czy zmianach, które mogą mieć znaczenie dla przedsiębiorcy.

Duże znaczenie ma przy tym systematyczność.

Regularne przekazywanie dokumentów i kontrolowanie podstawowych informacji finansowych pozwala zachować większy porządek w firmie. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Jakie liczby i dokumenty przedsiębiorca powinien kontrolować co miesiąc?.

Dobre biuro rachunkowe powinno znać firmę

Każda działalność wygląda inaczej. Inne potrzeby ma jednoosobowa firma usługowa, inne sklep internetowy, a jeszcze inne przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników.

Im lepiej biuro rachunkowe zna charakter działalności klienta, tym łatwiej właściwie interpretować przekazywane dokumenty i zwracać uwagę na kwestie istotne z punktu widzenia konkretnej firmy.

Dlatego długofalowa współpraca i sprawna wymiana informacji mają realną wartość.

Księgowość oparta na współpracy

Nowoczesna księgowość nie kończy się na zaksięgowaniu dokumentów i wyliczeniu zobowiązań. Istotna jest również sprawna komunikacja i możliwość konsultowania kwestii pojawiających się podczas prowadzenia działalności.

W Biurze Rachunkowym i Informacji Podatkowej „Doradca” w Gliwicach stawiamy na współpracę, w której przedsiębiorca może na bieżąco przekazywać informacje istotne dla swoich rozliczeń.

Jeżeli szukasz wsparcia w prowadzeniu księgowości swojej firmy, zapoznaj się z ofertą Biura Rachunkowego Doradca lub skontaktuj się z nami.

FAQ

Czy każdą decyzję biznesową trzeba konsultować z księgowym?

Nie. Warto jednak konsultować decyzje, które mogą mieć znaczenie podatkowe lub księgowe, szczególnie większe zakupy, leasing, zatrudnienie czy rozpoczęcie nowych rodzajów transakcji.

Kiedy najlepiej przekazywać dokumenty do biura rachunkowego?

Najlepiej robić to regularnie i zgodnie z terminami ustalonymi z biurem. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których brak dokumentu zostaje zauważony dopiero podczas przygotowywania rozliczenia.

Dlaczego warto informować księgowego o planowanych zmianach?

Wcześniejsza informacja pozwala sprawdzić, jakie dokumenty będą potrzebne oraz czy planowana decyzja może mieć określone konsekwencje księgowe lub podatkowe.