Od 2026 roku wchodzą istotne zmiany w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej oraz do jej przesyłania w strukturze JPK_PKPIR.

W praktyce oznacza to kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych i dalsze uszczelnianie systemu raportowania danych do administracji skarbowej. Warto już teraz zrozumieć, co się zmienia, kogo dotyczą nowe obowiązki i czy JPK_V7M nadal pozostaje w mocy.

Elektroniczna PKPiR od 2026 – co to oznacza w praktyce

Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie będą mogli prowadzić jej w formie papierowej ani w arkuszach typu Excel. Księga musi być prowadzona w programie komputerowym umożliwiającym generowanie pliku w strukturze JPK_PKPIR.

To oznacza, że wszelkie uproszczone formy ewidencji, które nie spełniają wymogów struktury JPK, przestaną być dopuszczalne. Program księgowy będzie musiał umożliwiać eksport danych w odpowiednim formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Czym jest JPK_PKPIR

JPK_PKPIR to elektroniczna wersja księgi przychodów i rozchodów w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca będzie zobowiązany przesłać plik do właściwego urzędu skarbowego.

Pierwsza wysyłka nastąpi w 2027 roku i będzie dotyczyć danych za rok 2026. Termin przekazania pliku to 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Ważne jest to, że obowiązek dotyczy wysyłki rocznej, a nie comiesięcznej. Księga musi być jednak prowadzona elektronicznie już od początku 2026 roku.

Czy JPK_V7M nadal obowiązuje

Wprowadzenie JPK_PKPIR nie oznacza likwidacji JPK_V7M. Plik JPK_V7M dotyczy rozliczeń VAT i nadal obowiązuje podatników rozliczających podatek od towarów i usług miesięcznie.

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT i jednocześnie prowadzi PKPiR, będzie zobowiązany do składania dwóch różnych plików JPK – jednego w zakresie VAT, drugiego w zakresie podatku dochodowego.

Zmiany dotyczą zatem rozszerzenia obowiązków raportowych, a nie zastąpienia dotychczasowych struktur.

Kogo dotyczą nowe przepisy

Obowiązek elektronicznego prowadzenia PKPiR oraz przesyłania JPK_PKPIR obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się według skali podatkowej lub podatku liniowego i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Nowe regulacje nie dotyczą osób działających wyłącznie na podstawie umów agencyjnych lub zleceń, o ile nie prowadzą one PKPiR w rozumieniu przepisów podatkowych.

Jak przygotować się do zmian

Wdrożenie nowych przepisów wymaga przede wszystkim odpowiedniego zaplecza technologicznego. Przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy jego system księgowy umożliwia generowanie struktury JPK_PKPIR i czy jest regularnie aktualizowany zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

W praktyce wiele firm już dziś korzysta z pełnych systemów księgowych, dlatego przejście na obowiązkową elektroniczną PKPiR nie będzie dla nich rewolucją, a raczej formalnym usystematyzowaniem dotychczasowej praktyki.

W przypadku mniejszych działalności, które prowadziły ewidencję w arkuszach kalkulacyjnych, zmiana może wymagać wdrożenia nowego oprogramowania lub powierzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi.

Biuro rachunkowe Doradca z Gliwic już dziś przygotowuje swoich klientów na zmiany w zakresie JPK_PKPIR, analizując sposób prowadzenia ewidencji i dostosowując systemy do nadchodzących wymogów. Wsparcie doświadczonego zespołu księgowego pozwala uniknąć błędów przy pierwszej wysyłce pliku w 2027 roku.

Czy zmiany oznaczają większą kontrolę

Rozszerzenie raportowania w strukturach JPK umożliwia administracji skarbowej automatyczne analizowanie danych, porównywanie ich z deklaracjami VAT oraz wychwytywanie nieprawidłowości. System staje się bardziej zautomatyzowany, a rozbieżności łatwiejsze do zidentyfikowania.

Nie oznacza to jednak automatycznego zwiększenia liczby kontroli, lecz większą transparentność rozliczeń podatkowych.

Najczęstsze pytania

Czy od 2026 roku trzeba będzie wysyłać PKPiR co miesiąc

Nie. Obowiązek dotyczy rocznej wysyłki pliku JPK_PKPIR do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Czy JPK_V7M zostaje zniesiony

Nie. JPK_V7M nadal obowiązuje podatników VAT rozliczających się miesięcznie.

Czy można prowadzić PKPiR w Excelu

Od 2026 roku księga musi być prowadzona w programie komputerowym umożliwiającym wygenerowanie struktury JPK. Arkusze kalkulacyjne nie będą spełniać wymogów.

Czy zmiany obejmują ryczałt

Zmiany dotyczą podatników prowadzących PKPiR. Ryczałt ewidencjonowany podlega odrębnym zasadom ewidencyjnym.

Podsumowanie

Od 2026 roku przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązani do jej elektronicznego prowadzenia oraz rocznej wysyłki w strukturze JPK_PKPIR. Jednocześnie JPK_V7M w zakresie VAT pozostaje w mocy.

Nowe obowiązki nie powinny być traktowane wyłącznie jako dodatkowe obciążenie, lecz jako kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Odpowiednie przygotowanie systemów księgowych i współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym, takim jak Doradca z Gliwic, pozwala przejść przez zmiany spokojnie i bez ryzyka formalnych błędów.

Przeczytaj również: