Zapowiadane od miesięcy zmiany w zakresie fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wzbudziły wiele emocji. Przedsiębiorcy zastanawiali się, czy obejmą one również tradycyjne rachunki. Ministerstwo Finansów potwierdziło jednak, że rachunki nie będą trafiały do KSeF, ponieważ system obejmie wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

Czy oznacza to, że rachunki wrócą do szerszego użycia? A może to tylko chwilowy powrót do znanej formy dokumentowania sprzedaży? Przyjrzyjmy się faktom i konsekwencjom tej decyzji.

Czym jest KSeF i dlaczego budzi tyle emocji?

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie stworzone przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest ujednolicenie i cyfryzacja obiegu dokumentów sprzedaży. Przedsiębiorcy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane, które automatycznie trafią do administracji skarbowej.

Dzięki temu urzędy skarbowe mają zyskać bieżący wgląd w dane o sprzedaży, co pozwoli skuteczniej przeciwdziałać wyłudzeniom VAT i skróci czas kontroli.

System wchodzi w życie etapami:

  • od 1 lutego 2026 r. obejmie największe firmy (obrót powyżej 200 mln zł),
  • od 1 kwietnia 2026 r. stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT.

Jednak – co istotne – rachunki nie będą objęte tym obowiązkiem, o czym Ministerstwo poinformowało w oficjalnych komunikatach.

Rachunki poza KSeF – co to oznacza w praktyce?

Zgodnie z aktualnymi informacjami, rachunki nie będą wprowadzane do systemu KSeF. Wynika to z faktu, że KSeF został zaprojektowany wyłącznie do obsługi faktur VAT, czyli dokumentów ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Rachunek natomiast nie jest fakturą — to prostszy dokument potwierdzający sprzedaż, który może być wystawiany m.in. przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT.

W praktyce oznacza to, że:

  • rachunki będą mogły być nadal wystawiane poza systemem KSeF,
  • przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie będą musieli uczyć się obsługi nowego systemu,
  • w zakresie rachunków nic się nie zmienia – obowiązują dotychczasowe zasady.

Czy rachunki mogą wrócić do łask?

Eksperci – w tym autorzy artykułu z portalu Infor.pl – podkreślają, że brak obowiązku ewidencjonowania rachunków w KSeF może przyczynić się do ich powrotu do powszechniejszego użycia, choć nie jest to pewne.

Istnieje więc szansa, że część przedsiębiorców chętniej będzie korzystać z rachunków, zwłaszcza ci, którzy cenią prostotę i niezależność od systemów teleinformatycznych.

Oto najczęstsze argumenty przemawiające za tym trendem:

1. Prostsze zasady dokumentowania sprzedaży

Rachunek można wystawić w kilka minut – ręcznie, w arkuszu kalkulacyjnym lub prostym programie. Nie wymaga on połączenia z KSeF ani przesyłania danych do administracji skarbowej.

2. Brak konieczności aktualizacji systemów księgowych

Firmy, które nie wystawiają faktur VAT, nie będą musiały inwestować w oprogramowanie kompatybilne z KSeF. To szczególnie istotne dla mikroprzedsiębiorców i osób prowadzących działalność nierejestrowaną.

3. Zachowanie poufności danych

Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że przesyłanie faktur do KSeF oznacza ujawnienie informacji handlowych państwu. Rachunki pozostające poza systemem dają większą kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Kto może wystawiać rachunki w 2025 roku?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rachunki mogą wystawiać:

  • przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
  • osoby prowadzące działalność nierejestrowaną,
  • firmy rozliczające się w formie księgowości uproszczonej (np. ryczałt, KPiR), które nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT.

Warto dodać, że rachunek wystawia się na żądanie klienta – a więc nie każda sprzedaż musi być nim potwierdzona, jeśli odbiorca nie zażąda dokumentu.

Rachunek a faktura – podstawowe różnice

Choć oba dokumenty potwierdzają sprzedaż, różnią się zakresem informacji i sposobem ewidencji.

CechaRachunekFaktura VAT
Dla kogoDla nievatowcówDla podatników VAT
Wymagana ewidencja w KSeFNieTak (od 2026 r.)
Wymagane elementyDane sprzedawcy, nabywcy, data, kwotaDodatkowo: stawki VAT, kwota podatku, NIP
FormaPapierowa lub elektronicznaUstrukturyzowana (XML w KSeF)

Czy rachunki są tak samo bezpieczne jak faktury?

Tak, o ile spełniają wymogi ustawowe. Rachunek – choć prostszy – jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, który należy archiwizować przez wymagany okres.

Warto jednak pamiętać, że brak integracji z KSeF nie oznacza braku obowiązków wobec urzędu. Przedsiębiorca musi nadal:

  • ewidencjonować przychody,
  • przechowywać rachunki w sposób umożliwiający kontrolę,
  • dbać o ich zgodność z przepisami.

Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć rozliczenia biuru rachunkowemu, które pomoże zachować porządek w dokumentacji.

Jak biura rachunkowe wspierają przedsiębiorców po zmianach?

Wprowadzenie KSeF, nawet jeśli nie obejmuje rachunków, to dla wielu firm czas porządkowania procesów finansowych.
Doświadczone biuro księgowe Gliwice pomaga klientom:

  • dobrać odpowiednią formę rozliczeń (np. pełna księgowość lub uproszczona),
  • wdrożyć system przechowywania rachunków,
  • kontrolować zgodność dokumentacji z przepisami,
  • opracować zasady wystawiania rachunków na żądanie.

Warto także pamiętać, że KSeF nie obejmuje kwestii kadr i płac, które pozostają istotnym elementem obsługi przedsiębiorstwa.

Czy brak KSeF dla rachunków to krok wstecz?

Nie.
Decyzja o wyłączeniu rachunków z KSeF nie oznacza rezygnacji z cyfryzacji. To raczej rozsądne rozróżnienie, które pozwala uniknąć nadmiernych obciążeń dla najmniejszych firm.

Rachunki pozostaną prostą alternatywą, ale cyfrowe faktury VAT nadal będą dominować w rozliczeniach między firmami.

Dzięki temu KSeF zachowa swoje kluczowe funkcje uszczelniające system podatkowy, a jednocześnie nie sparaliżuje działalności mikroprzedsiębiorców.

Rachunki a działalność nierejestrowana

Decyzja Ministerstwa Finansów jest szczególnie korzystna dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.
Jak przypomina artykuł „Działalność nierejestrowana – rosnąca popularność i potrzebne zmiany w przepisach”, osoby te nie muszą korzystać z KSeF ani wystawiać faktur VAT. Wystarczy im prosty rachunek, zawierający:

  • dane sprzedawcy i nabywcy,
  • datę wystawienia i wykonania usługi,
  • nazwę usługi lub towaru,
  • kwotę należności.

Dzięki temu mikroprzedsiębiorcy mogą prowadzić działalność w sposób prosty i zgodny z prawem – bez konieczności wdrażania zaawansowanych narzędzi księgowych.

Co dalej z KSeF?

Choć rachunki pozostają poza systemem, KSeF nadal będzie rozwijany i w kolejnych latach stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.
Warto więc już teraz przyzwyczajać się do nowych standardów elektronicznego obiegu dokumentów.

Więcej o tym przeczytasz w artykułach:

FAQ – najczęstsze pytania o rachunki poza KSeF

Czy rachunki na pewno nie będą trafiały do KSeF?

Tak. KSeF obejmuje wyłącznie faktury VAT. Rachunki, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi, pozostaną poza systemem.

Czy można wystawiać rachunki papierowo?

Tak, przepisy na to pozwalają. Warto jednak zachować elektroniczne kopie dla bezpieczeństwa i kontroli.

Czy rachunek ma taką samą moc prawną jak faktura?

Rachunek również potwierdza sprzedaż, ale nie uprawnia do odliczenia VAT. Jego ważność zależy od zgodności z wymogami ustawowymi.

Czy każdy przedsiębiorca może wystawiać rachunki?

Nie. Rachunki wystawiają głównie podmioty zwolnione z VAT lub osoby prywatne sprzedające towary czy usługi w ograniczonym zakresie.

Czy w przyszłości rachunki zostaną włączone do KSeF?

Na ten moment nie ma takich planów. Ministerstwo Finansów nie przewiduje rozszerzenia KSeF na rachunki.

Podsumowanie

Decyzja o wyłączeniu rachunków z KSeF to dobra wiadomość dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Oznacza mniej formalności, większą niezależność i możliwość prostszego dokumentowania sprzedaży.

Nie oznacza to jednak odwrotu od cyfryzacji – KSeF wciąż będzie obowiązkowy dla faktur VAT.
Rachunki mogą zyskać na popularności, ale tylko w określonych przypadkach i u wybranych grup przedsiębiorców.

Jeśli chcesz mieć pewność, że prowadzisz księgowość zgodnie z aktualnymi przepisami, skorzystaj ze wsparcia biura rachunkowego Gliwice. A jeśli potrzebujesz indywidualnej porady, po prostu skontaktuj się z naszym zespołem.