Wybór odpowiedniego księgowego to jedna z najważniejszych decyzji, jakie podejmiesz dla swojej firmy. Dobry księgowy to nie tylko osoba, która zajmie się Twoimi rachunkami, ale także partner, który pomoże Ci poruszać się w gąszczu przepisów podatkowych, zoptymalizować koszty i zapewnić finansowy spokój. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz działalność, czy prowadzisz ją od lat, znalezienie kompetentnego specjalisty jest kluczowe. Jak zatem znaleźć dobrego księgowego i na co zwrócić uwagę, zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretnym biurem rachunkowym? Ten artykuł przeprowadzi Cię przez ten proces i podpowie, jakie 5 kluczowych pytań zadać potencjalnemu kandydatowi.

Dlaczego wybór dobrego księgowego jest tak ważny?

Zanim przejdziemy do konkretnych pytań, warto uświadomić sobie, jak wielki wpływ na Twoją firmę ma współpraca z odpowiednim specjalistą ds. księgowości. Profesjonalny księgowy to znacznie więcej niż osoba odpowiedzialna za terminowe składanie deklaracji.

  • Bezpieczeństwo podatkowe: Zmieniające się przepisy podatkowe mogą przyprawić o zawrót głowy. Dobry księgowy jest na bieżąco ze wszystkimi nowelizacjami, takimi jak zmiany podatkowe w 2025 roku czy nowe przepisy rachunkowe od 2025 roku, co minimalizuje ryzyko błędów i ewentualnych kar ze strony urzędów.
  • Oszczędność czasu i pieniędzy: Powierzając finanse ekspertowi, zyskujesz czas, który możesz poświęcić na rozwój swojej podstawowej działalności. Dodatkowo, doświadczony księgowy potrafi wskazać legalne sposoby na optymalizację podatkową, co może przynieść realne oszczędności.
  • Wsparcie w podejmowaniu decyzji: Rzetelne raporty finansowe i analizy przygotowywane przez księgowego są nieocenionym źródłem informacji przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
  • Spokój ducha: Świadomość, że Twoje finanse są w dobrych rękach, pozwala spać spokojnie i koncentrować się na rozwoju firmy.

Nie bez powodu mówi się, że dobry księgowy to skarb. Jeśli chcesz poznać więcej argumentów, przeczytaj nasz artykuł o 10 powodach, dla których warto zatrudnić biuro rachunkowe.

Gdzie szukać dobrego księgowego lub biura rachunkowego?

Poszukiwania idealnego księgowego można rozpocząć na kilka sposobów:

  • Rekomendacje: Zapytaj znajomych przedsiębiorców, partnerów biznesowych lub prawnika o polecenie sprawdzonego specjalisty lub biura księgowego. To często najlepszy sposób na znalezienie zaufanej osoby.
  • Internet: Wyszukiwarki internetowe (np. wpisując „biuro rachunkowe Gliwice” lub „księgowość Gliwice” jeśli szukasz lokalnie) oraz specjalistyczne portale branżowe to kopalnia informacji. Zwracaj uwagę na opinie, ale podchodź do nich z pewną rezerwą.
  • Organizacje branżowe: Stowarzyszenia księgowych często prowadzą listy certyfikowanych członków.
  • Media społecznościowe: Grupy dla przedsiębiorców na platformach takich jak LinkedIn czy Facebook mogą być miejscem, gdzie uzyskasz wartościowe polecenia.

Pamiętaj, że nie zawsze najtańsza oferta oznacza najlepszy wybór. W księgowości liczy się przede wszystkim jakość i rzetelność.

5 kluczowych pytań, które warto zadać księgowemu przed podpisaniem umowy

Kiedy masz już listę potencjalnych kandydatów, czas na rozmowy. Aby dokonać świadomego wyboru, przygotuj się i zadaj kilka kluczowych pytań. Oto 5 z nich, które pomogą Ci ocenić kompetencje i dopasowanie księgowego do Twoich potrzeb:

1. Jakie są Pana/Pani kwalifikacje i doświadczenie, szczególnie w mojej branży?

To fundamentalne pytanie, które pozwoli Ci ocenić profesjonalizm kandydata.

  • Certyfikaty i licencje: Zapytaj o posiadane uprawnienia (np. certyfikat księgowy wydawany niegdyś przez Ministra Finansów, uprawnienia doradcy podatkowego). Choć deregulacja zawodu księgowego zniosła obowiązek posiadania niektórych certyfikatów, ich posiadanie świadczy o wiedzy i zaangażowaniu.
  • Doświadczenie w branży: Każda branża ma swoją specyfikę podatkową i księgową. Księgowy, który obsługiwał już firmy podobne do Twojej, będzie lepiej rozumiał Twoje potrzeby i wyzwania.
  • Rodzaje obsługiwanych podmiotów: Upewnij się, że księgowy ma doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla Twojej formy prawnej działalności (np. jednoosobowa działalność, spółka z o.o., spółka cywilna) oraz rodzaju ewidencji (np. księgowość uproszczona jak KPiR czy ryczałt, czy też pełna księgowość). Dowiedz się, kto może, a kto musi stosować pełną księgowość.
  • Szkolenia i aktualizacja wiedzy: Zapytaj, w jaki sposób księgowy dba o aktualizację swojej wiedzy w obliczu ciągłych zmian w przepisach. Czy uczestniczy w szkoleniach, czyta publikacje branżowe?

2. Jaki jest zakres oferowanych usług i co dokładnie wchodzi w cenę?

Diabeł tkwi w szczegółach, dlatego dokładnie omów zakres współpracy.

  • Podstawowe usługi: Czy cena obejmuje prowadzenie ksiąg, sporządzanie i wysyłanie deklaracji podatkowych (VAT, PIT, CIT) oraz do ZUS, przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych?
  • Usługi dodatkowe: Czy w cenie zawarte są takie usługi jak obsługa kadr i płac, reprezentowanie przed urzędami, doradztwo podatkowe, pomoc w przygotowaniu wniosków kredytowych, obsługa kontroli, czy wsparcie w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Warto też zapytać, czy księgowy jest przygotowany na nadchodzące zmiany, takie jak obowiązkowy KSeF i kwestie tajemnicy handlowej.
  • Cennik dodatkowych usług: Jeśli pewne usługi są dodatkowo płatne, poproś o szczegółowy cennik. Unikniesz w ten sposób nieporozumień i nieoczekiwanych kosztów w przyszłości. Dowiedz się, czy np. sporadyczne konsultacje telefoniczne są wliczone w abonament, czy też każda dodatkowa porada jest fakturowana osobno.
  • Limity: Czy w umowie są jakieś limity, np. liczby dokumentów księgowych w miesiącu, po przekroczeniu których cena wzrasta?

3. W jaki sposób będziemy się komunikować i jak często?

Sprawna komunikacja to podstawa udanej współpracy.

  • Preferowane kanały kontaktu: Ustalcie, jak będziecie się kontaktować – telefonicznie, mailowo, poprzez dedykowaną platformę online, czy może osobiście.
  • Dostępność i czas reakcji: Zapytaj o godziny pracy biura oraz o to, jak szybko możesz liczyć na odpowiedź w przypadku pilnych pytań lub problemów. Czy jest dedykowana osoba do kontaktu?
  • Częstotliwość raportowania: Jak często będziesz otrzymywać informacje o wynikach finansowych firmy, wysokości podatków do zapłaty itp.?
  • Przekazywanie dokumentów: W jaki sposób i w jakich terminach należy dostarczać dokumenty do księgowości? Czy biuro oferuje możliwość przesyłania skanów dokumentów?

Jeśli cenisz sobie bezpośredni kontakt, warto rozważyć lokalne biuro rachunkowe Gliwice. Możliwość osobistego spotkania może być dużym atutem. W razie pytań, zawsze możesz skontaktuj się z nami.

4. Jakie oprogramowanie księgowe jest używane i czy będę miał/a do niego dostęp?

Nowoczesne narzędzia usprawniają pracę i mogą dać Ci lepszy wgląd w finanse firmy.

  • Rodzaj oprogramowania: Zapytaj, na jakim programie księgowym pracuje biuro. Czy jest to nowoczesne, aktualizowane oprogramowanie, zgodne z obowiązującymi przepisami (np. w kontekście JPK, KSeF)?
  • Dostęp dla klienta: Czy będziesz mieć możliwość wglądu do swoich danych księgowych online? Niektóre biura oferują klientom dostęp do paneli, gdzie mogą na bieżąco śledzić swoje finanse czy generować proste raporty. To duża wygoda i transparentność.
  • Bezpieczeństwo danych: Jakie procedury bezpieczeństwa stosuje biuro w celu ochrony Twoich danych finansowych i osobowych? Gdzie przechowywane są dane, jak często tworzone są kopie zapasowe? W erze cyfryzacji, temat ten jest niezwykle ważny, o czym piszemy w artykule „Cyfrowy księgowy: Zmiany w rachunkowości w erze cyfryzacji„.

5. Jakie jest ubezpieczenie OC biura rachunkowego i co obejmuje?

Każdemu zdarzają się błędy, dlatego tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie.

  • Polisa OC: Zapytaj o posiadane ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Jest ono obowiązkowe dla usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale warto dopytać o jego zakres i sumę gwarancyjną.
  • Zakres ochrony: Co dokładnie obejmuje polisa? Czy chroni w przypadku błędów skutkujących np. zapłatą odsetek od zaległości podatkowych?
  • Suma ubezpieczenia: Jaka jest wysokość sumy gwarancyjnej? Powinna być adekwatna do skali Twojej działalności i potencjalnego ryzyka.

Pamiętaj, że nawet najlepszy księgowy może popełnić błąd. Polisa OC to Twoje zabezpieczenie finansowe w takiej sytuacji.

Na co jeszcze zwrócić uwagę wybierając księgowego?

Oprócz powyższych pytań, istnieje kilka dodatkowych aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

  • „Chemia” i dopasowanie: Czy dobrze Ci się rozmawia z potencjalnym księgowym? Czy czujesz, że nadajecie na tych samych falach? To ważne, bo będzie to długoterminowa relacja.
  • Opinie i referencje: Poproś o możliwość kontaktu z obecnymi klientami biura (oczywiście za ich zgodą) lub poszukaj opinii w internecie.
  • Jasna umowa: Przed podpisaniem umowy dokładnie ją przeczytaj. Zwróć uwagę na zakres obowiązków obu stron, warunki rozwiązania umowy i okres wypowiedzenia.
  • Proaktywność: Idealny księgowy to nie tylko osoba, która „księguje faktury”. To partner, który proaktywnie informuje o zmianach w przepisach (np. o nowych przepisach przy sprzedaży internetowej czy zmianach w składce zdrowotnej w 2025), podpowiada korzystne rozwiązania i dba o Twoje interesy.
  • Zrozumienie Twojego biznesu: Czy księgowy zadaje pytania, aby lepiej zrozumieć specyfikę Twojej działalności? To dobry znak.
  • Dostępność w razie nieobecności: Co w przypadku urlopu głównego księgowego? Czy jest zapewnione zastępstwo? Przeczytaj więcej o tym, jak przygotować się na urlop księgowej i jego konsekwencje dla firmy.

Znalezienie dobrego księgowego w Gliwicach – lokalne wsparcie dla Twojej firmy

Jeśli prowadzisz działalność na Śląsku, wybór lokalnego partnera, takiego jak biuro księgowe Gliwice, może przynieść dodatkowe korzyści. Bliskość geograficzna ułatwia osobiste spotkania, szybkie przekazywanie dokumentów i budowanie bliższej relacji. Specjaliści działający na lokalnym rynku często lepiej znają specyfikę regionalnych urzędów i mogą zaoferować bardziej spersonalizowane wsparcie. Jeżeli szukasz profesjonalnej obsługi księgowości w Gliwicach, zapraszamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Podsumowanie

Wybór dobrego księgowego to inwestycja, która zaprocentuje w przyszłości. Nie spiesz się z decyzją, dokładnie przeanalizuj dostępne opcje i zadaj wszystkie nurtujące Cię pytania. Pamiętaj, że chodzi o bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy i Twój spokój. Dobry księgowy to nie koszt, a partner w biznesie.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztują usługi księgowe?

Ceny usług księgowych są bardzo zróżnicowane. Zależą od wielu czynników, takich jak forma prawna działalności, rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej (KPiR, ryczałt, pełne księgi), liczba dokumentów księgowych w miesiącu, liczba zatrudnionych pracowników oraz zakres dodatkowych usług (np. kadry i płace, doradztwo). Zawsze warto poprosić o indywidualną wycenę.

Czy muszę mieć księgowego prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą?

Prawo nie nakłada obowiązku korzystania z usług księgowego na każdą jednoosobową działalność gospodarczą, zwłaszcza przy prostszych formach opodatkowania jak ryczałt czy karta podatkowa. Jednakże, nawet przy księgowości uproszczonej, wsparcie specjalisty może być nieocenione, szczególnie w kontekście zmieniających się przepisów i optymalizacji podatkowej. Rozważenie, czy wybrać samodzielną księgowość, księgowego na etacie czy biuro rachunkowe, to ważna decyzja.

Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy?

Tak, profesjonalne biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ksiąg i rozliczeń zgodnie z umową oraz obowiązującymi przepisami. Dlatego tak ważne jest, aby biuro posiadało odpowiednie ubezpieczenie OC, które pokrywa ewentualne szkody wynikające z jego błędów.

Co jeśli będę chciał/a zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana biura rachunkowego jest możliwa. Należy jednak pamiętać o warunkach wypowiedzenia umowy z dotychczasowym biurem. Nowe biuro będzie potrzebowało kompletu dokumentacji księgowej za bieżący i poprzednie lata (zgodnie z wymogami). Proces ten najlepiej zaplanować na przełomie roku lub kwartału, aby ułatwić przekazanie spraw.

Czy księgowy pomoże mi założyć firmę?

Wiele biur rachunkowych oferuje wsparcie w procesie zakładania działalności gospodarczej, pomagając w wyborze formy opodatkowania, wypełnieniu niezbędnych formularzy (CEIDG, KRS, ZUS, US) oraz doradzając w kwestii dostępnych ulg, takich jak ulgi na start dla nowych firm. Warto o to zapytać na etapie wyboru księgowego.

Przeczytaj również