Rewolucja w sprawdzaniu firm – rząd upraszcza dostęp do danych przedsiębiorców

Znasz ten scenariusz? Chcesz sprawdzić potencjalnego kontrahenta i… lądujesz na trzech różnych stronach: CEIDG, KRS i wykazie podatników VAT. To czasochłonne, niewygodne i, nie oszukujmy się – trochę przestarzałe.

Już wkrótce ma się to zmienić. Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy, który wprowadza długo oczekiwaną centralizację danych o przedsiębiorcach. Od 1 października 2025 roku wszystkie kluczowe informacje o firmach w Polsce mają być dostępne w jednym miejscu – na portalu biznes.gov.pl.

Dla przedsiębiorców, doradców i biur rachunkowych to ogromna zmiana, która może znacząco ułatwić codzienną pracę i zwiększyć bezpieczeństwo współpracy biznesowej.

Co się zmieni od października 2025?

Projekt nowelizacji obejmuje ustawę o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz ustawę o VAT. Kluczowa zmiana polega na tym, że dane z trzech różnych rejestrów:

  • CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej),
  • KRS (Krajowy Rejestr Sądowy),
  • wykazu podatników VAT,

zostaną udostępnione w jednym miejscu – za pomocą wyszukiwarki firm na portalu biznes.gov.pl.

Użytkownik wpisuje dane firmy (np. NIP), a system prezentuje komplet informacji, bez konieczności przeklikiwania się między różnymi źródłami. Co istotne – rejestry nie zostaną połączone, ale dane z nich będą wyświetlane w jednym, ujednoliconym widoku.

Dlaczego to ważna zmiana dla przedsiębiorców?

Sprawdzanie wiarygodności kontrahenta to codzienność każdego, kto prowadzi firmę. Przed podpisaniem umowy warto upewnić się, czy partner:

  • faktycznie prowadzi działalność,
  • nie jest wykreślony z VAT,
  • posiada aktualne dane rejestrowe.

Do tej pory wymagało to wizyt w kilku bazach danych. Z perspektywy osób korzystających z usług z Centralizacja tych informacji oznacza:

  • oszczędność czasu,
  • łatwiejszy dostęp do aktualnych danych,
  • ograniczenie ryzyka pomyłek,
  • wyższy poziom bezpieczeństwa transakcji.

Kto najbardziej skorzysta na nowych przepisach?

Mikro i mali przedsiębiorcy

Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, często bez zaplecza kadrowego, to narzędzie może stać się prawdziwym wsparciem. Zwłaszcza jeśli korzystają z księgowości uproszczonej i samodzielnie sprawdzają kontrahentów.

Biura rachunkowe i doradcy

Dla profesjonalistów oferujących usługi Księgowe np. w takim biurze rachunkowym Doradca w Gliwicach, szybki dostęp do rzetelnych danych znacznie przyspieszy obsługę klientów, w szczególności w kontekście wystawiania faktur, obsługi kadr i płac czy przygotowywania umów.

Startupy, freelancerzy i e-commerce

Dynamicznie rozwijające się firmy internetowe, które często zawierają wiele jednorazowych umów, zyskają szybki sposób na minimalizację ryzyka biznesowego.

Jakie dane znajdą się w nowej wyszukiwarce?

Zgodnie z założeniami projektu, użytkownik będzie miał dostęp do:

  • podstawowych danych rejestrowych z CEIDG i KRS,
  • statusu VAT kontrahenta (czy jest aktywnym podatnikiem VAT),
  • adresu siedziby,
  • danych właścicieli lub członków zarządu,
  • numerów NIP i REGON,
  • informacji o zawieszeniu lub likwidacji działalności.

Gdzie znajdziesz te dane?

Nowa funkcjonalność zostanie wdrożona w ramach portalu biznes.gov.pl, który już dziś gromadzi dane z CEIDG i KRS, ale w ograniczonym zakresie. Po nowelizacji, wyszukiwarka zyska znacznie szerszy zakres i stanie się głównym narzędziem do weryfikacji firm w Polsce.

Jak się przygotować do zmian?

Choć przepisy mają wejść w życie dopiero 1 października 2025 roku, już teraz warto:

  • uporządkować dane swojej firmy w CEIDG/KRS,
  • sprawdzić aktualność informacji widniejących w rejestrach,
  • ustandaryzować dane kontaktowe i adresowe,
  • skonsultować się z biurem rachunkowym, które pomoże w dopilnowaniu formalności.

Warto też śledzić inne zmiany prawne – takie jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy wakacje składkowe dla przedsiębiorców, które również wpływają na codzienne prowadzenie działalności.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Planowana data wejścia w życie ustawy to 1 października 2025 roku.

Gdzie znajdę scentralizowane dane?

Na portalu biznes.gov.pl – będzie to główny punkt dostępu do danych z CEIDG, KRS i rejestru VAT.

Czy dane z rejestrów zostaną połączone?

Nie – każdy rejestr zachowa swoją odrębność, ale dane będą prezentowane w jednym widoku.

Czy mogę już teraz coś zrobić?

Tak – warto już dziś zadbać o aktualność danych w CEIDG i KRS. Jeśli masz pewności, jak to zrobić – skontaktuj się z nami.

Czy ta zmiana wpłynie na moją księgowość?

Tak – uprości m.in. proces weryfikacji kontrahentów, co ułatwia obsługę faktur, umów i rozliczeń.

Podsumowanie: jeden portal, wiele korzyści

Centralizacja danych o przedsiębiorcach to duży krok w stronę cyfryzacji i ułatwienia prowadzenia działalności w Polsce. Od 2025 roku weryfikacja kontrahenta stanie się szybka, wygodna i dostępna z jednego źródła. Dla właścicieli firm, doradców i większości mikro przedsiębiorców to nie tylko ułatwienie – to realna oszczędność czasu i większe bezpieczeństwo zawieranych transakcji.

Masz pytania, jak przygotować swoją firmę do tej zmiany? Skorzystaj z wiedzy naszych specjalistów – skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.