KSeF to największa rewolucja w fakturowaniu od lat. Od 1 lutego 2026 r. wejdą do niego największe firmy (sprzedaż ≥ 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy. Jednocześnie ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, dzięki którym część dokumentów nadal nie musi trafiać do KSeF. Poniżej zwięźle i rzeczowo wyjaśniamy, które faktury nie podlegają KSeF, a które będą obowiązkowe, aby uniknąć błędów i nerwów przy rozliczeniach.

KSeF w skrócie: kogo dotyczy, kogo nie

  • Kogo dotyczy: co do zasady wszystkie faktury B2B w obrocie krajowym – najpierw duże firmy (od 1.02.2026), następnie pozostali (od 1.04.2026).
  • Kogo nie dotyczy „z automatu”: wybrane transakcje i dokumenty opisane poniżej (B2C, faktury z kas rejestrujących, dokumenty specyficzne, część usług finansowych/ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, itd.).

Faktury, które nie muszą być wystawiane w KSeF

1) Faktury dla konsumentów (B2C) — dobrowolnie

Wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) jest dobrowolne – także po 1.02/1.04.2026 r. Możesz je dalej wystawiać poza KSeF (papierowo lub elektronicznie), albo – dla porządku procesów – dobrowolnie w KSeF.

Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu? Postaw na doświadczenie: biuro rachunkowe Gliwice / biuro księgowe Gliwice – pomagamy poukładać procesy, szkolić zespół i skonfigurować narzędzia.

2) Sprzedaż e-commerce w procedurach OSS / IOSS

Transakcje rozliczane w procedurach unijnych OSS/IOSS pozostają poza KSeF, bo mają osobne reguły.

3) Dokumenty specyficzne i uproszczone

  • Bilety jednorazowe (np. autostrada, kolej, komunikacja) pełnią funkcję faktury, ale są poza KSeF.
  • Paragon z NIP do 450 zł (faktura uproszczona) – do 31.12.2026 r. pozostaje poza obowiązkowym KSeF (utrzymano możliwość wystawiania faktur przez kasy). Od 2027 r. uproszczenia w obecnej formule mają zniknąć.

4) „Nie-faktury” i wybrane dokumenty

  • Proforma, noty obciążeniowe/odsetkowe – to nie są faktury VAT, więc nie podlegają KSeF.
  • Noty korygujące – zastępują je faktury korygujące; same noty nie trafiają do KSeF.
  • VAT RR (zakup od rolnika ryczałtowego) – poza KSeF (choć możliwe dobrowolne użycie po spełnieniu warunków).
  • Rachunki (np. przy najmie prywatnym, często u podatników zwolnionych z VAT) – poza KSeF.

5) Podatnicy i transakcje „poza Polską”

Gdy podatnik nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności (albo stałe miejsce nie uczestniczy w danej transakcji), faktury mogą pozostawać poza KSeF.

Usługi finansowe zwolnione z VAT – kiedy faktury poza KSeF

Wyłączone z KSeF pozostają niektóre usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, jeśli są dokumentowane przez podmioty do tego uprawnione. W praktyce chodzi m.in. o:

  • transakcje związane z walutami/banknotami/monetami będącymi prawnym środkiem płatniczym (z wyłączeniem numizmatów),
  • ubezpieczenia i reasekurację oraz pośrednictwo,
  • kredyty/pożyczki i zarządzanie nimi,
  • poręczenia, gwarancje i inne zabezpieczenia finansowe,
  • depozyty, rachunki, płatności (przelewy, przekazy, czeki, weksle),
  • obrót udziałami i akcjami oraz ich zarządzanie,
  • obrót i zarządzanie instrumentami finansowymi.

Jeśli obsługujesz takie usługi, skonsultuj proces wystawiania dokumentów z doświadczonym partnerem – biuro rachunkowe doradzi, co realnie powinno (i czego nie powinno) przechodzić przez KSeF.

Okresy przejściowe: najmniejsi przedsiębiorcy i kasy fiskalne

1) Limit 10 000 zł sprzedaży na fakturach miesięcznie – do 31.12.2026 r.

Najmniejsi przedsiębiorcy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł w miesiącu, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. To realna ulga na spokojne ułożenie procesów.

2) Paragon z NIP (do 450 zł) i faktury z kasy – również do końca 2026 r.

Do 31.12.2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur poprzez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł traktowanych jak faktura uproszczona). Po tym terminie dokumentowanie sprzedaży dla firm będzie musiało wejść w schemat KSeF.

Jak przygotować firmę: praktyczny plan na 3 kroki

  1. Mapa dokumentów i wyjątków
    Zanotuj, które faktury w Twojej firmie muszą być w KSeF, a które nie (B2C, OSS/IOSS, kasy, usługi finansowe zwolnione z VAT). To ograniczy chaos i pomyłki.
  2. Procesy i narzędzia
    Zaktualizuj systemy fakturowe/ERP, uprawnienia i obieg akceptacji. Pomyśl o audycie i szkoleniu – nasze biuro księgowe pomoże wdrożyć KSeF bez przestojów.
  3. Podział zadań
    Ustal, co obsługujesz wewnętrznie (np. B2C, proformy), a co outsourcujesz (np. korekty, JPK, kontrole krzyżowe) – w razie potrzeby uruchom księgowość uproszczoną lub pełną księgowość. Zespół od kadr i płac uzupełni układ dokumentów pracowniczych.

Powiązane tematy, które warto znać

Chcesz przejrzeć procesy i wdrożyć KSeF „bez bólu”? Skontaktuj się – przygotujemy plan działań dla Twojej firmy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy faktury B2C muszą być w KSeF?

Nie. Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF jest dobrowolne – przed i po 2026 r.

Czy paragon z NIP do 450 zł nadal może zastępować fakturę?

Tak, do 31.12.2026 r. faktury z kasy (w tym paragon z NIP do 450 zł) są poza obowiązkowym KSeF.

Co z najmniejszymi firmami – czy wszyscy „wchodzą” 1.04.2026 r.?

Najmniejsi przedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą na fakturach do 10 000 zł mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF.

Świadczę usługi finansowe (kredyty/pośrednictwo/ubezpieczenia). Czy dokumenty są w KSeF?

Część usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41) pozostaje poza KSeF, o ile są dokumentowane przez uprawnione podmioty.

Czy proformy, noty i VAT RR są w KSeF?

Proformy i noty nie są fakturami VAT – poza KSeF. VAT RR także poza KSeF (z możliwością dobrowolnego użycia przy spełnieniu warunków).

Sprzedaję do UE w OSS/IOSS – czy muszę wystawiać w KSeF?

Transakcje OSS/IOSS pozostają poza KSeF, bo podlegają odrębnym procedurom.

Podsumowanie

  • B2B – co do zasady w KSeF, B2C – dobrowolnie.
  • Wyłączenia: OSS/IOSS, bilety jednorazowe, paragon z NIP ≤ 450 zł (do 31.12.2026), VAT RR, proformy/noty, rachunki, część usług finansowych/ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT.
  • Terminy: 1.02.2026 (duzi), 1.04.2026 (pozostali). Ulga dla najmniejszych: faktury poza KSeF do 31.12.2026 r., jeśli sprzedaż na fakturach ≤ 10 000 zł/mies.

Potrzebujesz wsparcia „od A do Z”? Postaw na partnera: księgowość Gliwice – audyt, wdrożenie, szkolenia. Zadbamy też o księgowość uproszczoną, pełną księgowość oraz kadry i płace.

Zobacz również