Urlop zaległy wraca co roku niczym bumerang. W 2025 r. reguła pozostaje niezmienna: niewykorzystany urlop za rok poprzedni trzeba udzielić najpóźniej do 30 września 2025 r. I co ważne – chodzi o rozpoczęcie urlopu w tym terminie (nie musi zakończyć się we wrześniu). Poniżej znajdziesz praktyczny, aktualny przewodnik: kiedy można wysłać pracownika na urlop zaległy bez jego zgody, jakie są wyjątki (np. w okresie wypowiedzenia), jakie ryzyka ponosi pracodawca oraz jak ułożyć procesy w firmie, by uniknąć nerwowej końcówki kwartału.
Urlop zaległy w 2025 r. – najważniejsze wnioski w skrócie
- Termin graniczny: zaległy urlop za 2024 r. trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września 2025 r.
- Siła pracodawcy: jeśli nie ma porozumienia co do terminu, pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu zaległego, aby dotrzymać ustawowego terminu – nawet bez zgody pracownika.
- Wyjątek „twardy”: okres wypowiedzenia – wtedy pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop udzielony przez pracodawcę (dotyczy i zaległego, i bieżącego proporcjonalnie).
Do kiedy trzeba udzielić urlopu zaległego w 2025 r.?
Termin 30 września – co znaczy „udzielić”?
Przepisy mówią wprost: urlop niewykorzystany w roku nabycia należy udzielić do 30 września roku następnego. Praktycznie oznacza to, że urlop musi się najpóźniej rozpocząć 30.09.2025 r. – może być kontynuowany w październiku. Pracodawca, który nie dopilnował terminu, naraża się na konsekwencje (wykroczenie przeciwko prawom pracownika).
Pierwszeństwo zaległego nad bieżącym
W planach urlopowych i codziennych ustaleniach pamiętaj: najpierw schodzi urlop zaległy, dopiero później bieżący. To porządkuje kalendarz i zamyka ryzyko przekroczenia terminu.
Urlop zaległy bez zgody pracownika – kiedy i jak?
Jednostronne udzielenie urlopu przez pracodawcę
Co do zasady terminy urlopu uzgadnia się w planie urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem. Jednak przy zaległym urlopie ustawowy termin 30 września daje silniejszą podstawę, by doprowadzić do jego wykorzystania na czas. Jeżeli pracownik nie akceptuje proponowanych terminów i istnieje ryzyko przekroczenia deadline’u, pracodawca może wydać polecenie służbowe udania się na urlop zaległy – bez wniosku i bez zgody pracownika.
Dobra praktyka: najpierw dialog, potem decyzja
Zanim sięgniesz po polecenie, zaproponuj 2–3 terminy w dogodnych dla firmy oknach operacyjnych. Daj pracownikowi krótki czas na wybór (np. 48–72 godziny). Brak odpowiedzi lub odmowa – wtedy udzielasz urlopu jednostronnie i potwierdzasz to pisemnie.
Uporządkuj podstawy formalne z naszym wsparciem: polityka urlopowa, wzory pism, plan urlopów i zastępstw – dział kadry i płace ogarnie to kompleksowo.
Urlop zaległy w okresie wypowiedzenia – zasada „twarda”
W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić urlopu (zaległego i bieżącego – proporcjonalnie), a pracownik ma obowiązek go wykorzystać. Tu nie potrzeba wniosku ani porozumienia – to jednostronna decyzja pracodawcy. To rozwiązanie ogranicza ryzyko wypłaty ekwiwalentu przy rozstaniu (co bywa kosztowne).
„Na żądanie” a zaległy – gdzie leży granica?
Część praktyków dopuszcza potraktowanie do 4 dni niewykorzystanego urlopu z poprzedniego roku jako urlopu na żądanie w roku następnym. To jednak sporne – nie opieraj procesu wyłącznie na takim założeniu. Bezpieczniej jest wygasić zaległy do 30 września, a „na żądanie” traktować jako wyjątek, nie regułę.
Konsekwencje dla pracodawcy za niedochowanie terminu
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika (ryzyko kary finansowej).
- Zalecenia pokontrolne i konieczność natychmiastowego udzielenia urlopu.
- Ryzyka operacyjne: spiętrzenie absencji w IV kwartale, gorsza atmosfera w zespole, nieplanowane koszty zastępstw.
W praktyce najrozsądniej jest nie czekać do września – już w czerwcu uruchom „odliczanie” i przypomnienia.
Jak policzyć urlop zaległy i połączyć go z bieżącym?
1) Zasada pierwszeństwa
Udziel najpierw urlopu zaległego, żeby domknąć termin. Dopiero potem wplataj urlop bieżący (z planu urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem).
2) Okres wypowiedzenia
W wypowiedzeniu możesz udzielić:
- całości zaległego, oraz
- bieżącego – w proporcji do okresu zatrudnienia w danym roku.
To minimalizuje ekwiwalent przy rozwiązaniu umowy.
3) „Most” przez miesiące
Nic nie stoi na przeszkodzie, by urlop zaczął się 30 września i przeszedł w październik. Z punktu widzenia terminu liczy się data rozpoczęcia.
Check-list dla pracodawcy: jak „wyczyścić” zaległości do 30.09.2025 r.
- Audyt zaległości – lista pracowników z dniami zaległego i datą nabycia.
- Okna operacyjne – wskaż tygodnie, w których firma „udźwignie” absencje (zastępstwa, rotacje).
- Propozycje terminów – wyślij każdemu 2–3 warianty + krótki czas na odpowiedź.
- Plan urlopów – dopisz zasadę: „zaległy ma pierwszeństwo nad bieżącym” i zaplanuj przypomnienia (czerwiec, sierpień).
- Decyzja jednostronna – gdy nie ma zgody/reakcji, wydaj polecenie udania się na urlop; potwierdź na piśmie.
- Wypowiedzenie – w tym okresie udzielasz urlopu bez zgody; to zasada najprostsza i najbezpieczniejsza finansowo.
- Porządek w papierach – trzymaj potwierdzenia, korespondencję, grafiki – to ułatwia ewentualną kontrolę.
Przykłady (mini-case’y), które można od razu zastosować
Case 1 – mały zespół sprzedaży:
Dwie osoby mają po 6 dni zaległego. Plan: Osoba A – 23–30.09 (6 dni), Osoba B – 30.09–07.10 (6 dni). Termin dotrzymany, sprzedaż działa.
Case 2 – brak zgody pracownika:
Pracownik odmawia wrześniowych terminów. HR wysyła ostatnie pismo: do wyboru 16–20.09 lub 23–27.09. Brak odpowiedzi → udzielenie jednostronne 23–27.09; potwierdzenie na piśmie.
Case 3 – okres wypowiedzenia:
Pracownik wypowiada umowę w sierpniu. Ma 10 dni zaległego + 5 bieżącego (proporcjonalnie). Pracodawca udziela 15 dni w okresie wypowiedzenia. Efekt: brak ekwiwalentu.
Ułóż procesy urlopowe „na przyszłość”
Porządny system urlopów to mniejszy stres jesienią i mniej sporów. Jeśli chcesz, pomożemy zbudować procedury HR i zintegrować je z rozliczeniami:
- księgowość uproszczona – dla mniejszych firm, które chcą prostoty i przewidywalności,
- pełna księgowość – tam, gdzie skala i wymogi sprawozdawcze są większe,
- kadry i płace – regulaminy, plany urlopów, zastępstwa, dokumentacja.
Powiązane poradniki
- Urlop księgowej i jego konsekwencje dla firmy – jak się przygotować?
- Nowe przepisy rachunkowe od 2025 r. – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy
- Cyfrowy księgowy – zmiany w rachunkowości w erze cyfryzacji
- Krajowy System e-Faktur – nowe standardy i korzyści
- Skutki zmian wysokości minimalnego wynagrodzenia – kary, grzywny, mandaty
- Samodzielna księgowość, księgowy na etacie czy biuro rachunkowe – jaką formę wybrać?
Szukasz stałej opieki nad rozliczeniami i HR? Nasze kadry w Doradcy są do twojej dyspozycji. W praktyce: terminowość, porządek i spokojna głowa zarządu.
FAQ – najczęstsze pytania o urlop zaległy w 2025 r.
Najpóźniej do 30 września 2025 r. – liczy się rozpoczęcie urlopu w tym dniu (może przejść na październik).
Tak. Jeśli nie ma porozumienia, a grozi przekroczenie terminu, pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu zaległego.
Wypowiedzenie to najsilniejsza sytuacja: udzielasz urlopu (zaległego i bieżącego w proporcji), a pracownik musi go wykorzystać – bez wniosku.
Bywa tak praktykowane, ale to sporna interpretacja. Traktuj jako wyjątek – nie planuj na tym całej strategii. Lepiej udzielić zaległego do 30 września.
To wykroczenie przeciwko prawom pracownika i ryzyko kary. Dodatkowo – gorsza atmosfera i spiętrzenie urlopów w IV kwartale.
Nie w trakcie zatrudnienia. Ekwiwalent przysługuje co do zasady dopiero przy ustaniu stosunku pracy, gdy nie da się udzielić urlopu w naturze.
