Koniec roku podatkowego 2025 to dla przedsiębiorców czas, w którym codzienne obowiązki biznesowe łączą się z koniecznością uporządkowania spraw księgowych. To moment podsumowań, analizy wyników finansowych oraz przygotowania firmy do nowego okresu rozliczeniowego. Choć rok podatkowy u osób prowadzących jednoosobową działalność pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wiele czynności warto zaplanować z wyprzedzeniem, aby cały proces zamknięcia przebiegł sprawnie i bez błędów.

W poniższym poradniku wyjaśniamy, jakie czynności są kluczowe dla przedsiębiorców pod koniec 2025 roku oraz jak podejść do nich strategicznie, aby zoptymalizować obciążenia podatkowe i mieć pełną kontrolę nad finansami. Jeżeli chcesz, aby proces zamknięcia roku przebiegł bezpiecznie, warto rozważyć współpracę z profesjonalistami — takim wsparciem służy m.in. biuro księgowe Gliwice.

Analiza kosztów podatkowych – co można jeszcze ująć przed końcem roku?

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, mają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych w trakcie roku. Końcówka roku to moment, kiedy warto spojrzeć na tegoroczne koszty, sprawdzić, jakie wydatki zostały już rozliczone oraz określić, czy istnieje przestrzeń na dodatkowe inwestycje.

Jeżeli budżet firmy na to pozwala, realizacja niektórych zakupów jeszcze przed 31 grudnia może istotnie obniżyć podstawę opodatkowania.

Zakup samochodu przed zmianą limitu amortyzacji

W 2025 r. nadal obowiązuje dotychczasowy limit amortyzacji dla samochodów o wysokiej emisji CO₂ – 150 000 zł.
Od 1 stycznia 2026 r. limit ten zostanie obniżony do 100 000 zł, co istotnie zmniejszy korzyści podatkowe związane z zakupem takich pojazdów.

Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy planują wymianę auta, mogą zyskać, jeśli wpiszą je do Ewidencji Środków Trwałych jeszcze przed końcem 2025 roku. To realna oszczędność, którą warto rozważyć na etapie domykania roku podatkowego.

Remanent na koniec roku – obowiązek dla prowadzących KPiR

Jednym z kluczowych obowiązków przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów jest sporządzenie remanentu (spisu z natury) na ostatni dzień roku podatkowego.

Dokument powinien obejmować m.in.:

  • towary handlowe,
  • materiały do produkcji,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

Remanent nie obejmuje środków trwałych, a jego wartość wpływa na podstawę opodatkowania – im niższy spis z natury, tym korzystniej dla przedsiębiorcy.

Jeśli firma nie posiada żadnych składników podlegających obowiązkowi ujęcia w remanencie, sporządza się remanent zerowy.
Więcej o zasadach prowadzenia uproszczonych form rozliczeń przeczytasz w artykule:
Księgowość uproszczona

Status małego podatnika – monitorowanie limitów przychodów

Status małego podatnika PIT i VAT daje przedsiębiorcom dostęp do istotnych preferencji, takich jak uproszczone zaliczki na podatek dochodowy czy możliwość rozliczeń kwartalnych w VAT.

Limity przychodów ustala się w oparciu o kurs euro z 1 października danego roku.
W 2025 r. kurs wyniósł 4,2586 zł, czyli mniej niż w 2024 r., co oznacza również niższe limity na rok 2026.

Przykładowe wartości:

  • limit dla małego podatnika VAT w 2026 r.: 8 517 000 zł (ok. 52 tys. zł mniej niż rok wcześniej),
  • limit dla pośredników: 192 000 zł.

Przekroczenie limitu w 2025 r. pozbawia możliwości korzystania z preferencji w 2026 r., dlatego warto monitorować swoje przychody i reagować z wyprzedzeniem.

Weryfikacja należności i zobowiązań – wpływ na podatek dochodowy

Kontrola rozrachunków to element, którego nie można pominąć przy zamknięciu roku. Przedsiębiorca powinien sprawdzić:

  • czy wszystkie należności zostały uregulowane,
  • czy nie ma potrzeby dokonania odpisów aktualizujących,
  • czy występują tzw. złe długi.

Ulga na złe długi – o czym pamiętać?

Jeśli od terminu płatności faktury upłynęło 90 dni:

  • wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania,
  • dłużnik ma obowiązek zwiększyć swój dochód o nieuregulowaną kwotę.

Zarówno dla jednej, jak i drugiej strony odpowiednia weryfikacja rozrachunków może realnie zmienić wysokość podatku dochodowego. To jeden z najważniejszych etapów zamykania roku.

Aktualizacja systemów księgowych i przygotowanie do obowiązkowego KSeF

Rok 2026 przyniesie rewolucję w procesie fakturowania – korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe.
Dlatego już w 2025 r. przedsiębiorcy powinni upewnić się, że ich oprogramowanie umożliwia:

  • wystawianie faktur zgodnych z wymogami KSeF,
  • przesyłanie dokumentów bezpośrednio do systemu,
  • automatyczne pobieranie faktur,
  • łatwe udostępnianie faktur księgowej.

Jak podkreśla Sylwia Janczyk z sieci OSCBR, przejście na KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale sposób na uporządkowanie i automatyzację obiegu dokumentów. W nowej rzeczywistości zarówno przedsiębiorca, jak i biuro księgowe muszą mieć dostęp do systemów, które minimalizują ryzyko błędów i usprawniają współpracę.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji procesów, zajrzyj do artykułu:
Cyfrowy księgowy – zmiany w rachunkowości w erze cyfryzacji

Dostosowanie formy rozliczeń do nowego roku podatkowego

Rok 2025 był pierwszym rokiem obowiązywania kasowego PIT-u, w którym moment rozpoznania przychodów i kosztów zależy od faktycznego otrzymania lub poniesienia wydatku, a nie daty wystawienia faktury.

Koniec roku to dobry czas, aby ocenić:

  • czy kasowy PIT poprawił płynność finansową,
  • czy sprawdził się w praktyce,
  • czy warto kontynuować go w 2026 r.

Zmiana formy opodatkowania lub rezygnacja z kasowego PIT-u jest możliwa do 20 lutego 2026 r.
Warto uwzględnić przy tym nadchodzące zmiany dotyczące składki zdrowotnej czy składek ZUS, ponieważ wpływają one na całkowite koszty prowadzenia działalności.

Jeśli zastanawiasz się, która forma księgowości jest odpowiednia dla Twojej firmy, przeczytaj: Pełna księgowość – kto może, a kto musi ją stosować?

Rozliczenie roczne – przygotowania na spokojny start w 2026 r.

Roczne rozliczenie PIT za 2025 r. należy złożyć do 30 kwietnia 2026 r.
Jednak nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wcześniejsze:

  • przeanalizowanie kosztów,
  • wykonanie remanentu,
  • aktualizacja systemów księgowych,
  • przegląd rozrachunków,
  • wybór najbardziej opłacalnej formy opodatkowania,

pozwalają bezproblemowo wejść w nowy rok podatkowy i uniknąć błędów, które często pojawiają się przy pośpiechu.

Jeżeli chcesz uniknąć stresu i mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane zgodnie z przepisami, dobrym rozwiązaniem jest współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym Gliwice. W każdej chwili możesz również skontaktować się, aby uzyskać indywidualną pomoc.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o koniec roku podatkowego 2025

Czy każdy przedsiębiorca musi sporządzić remanent na koniec roku?

Obowiązek dotyczy osób prowadzących KPiR, które posiadają towary, materiały, wyroby gotowe lub odpady. W przypadku braku takich składników sporządza się remanent zerowy.

Kiedy mogę zmienić formę opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania na 2026 r. możliwa jest do 20 lutego 2026 roku.

Czy warto przejść na kasowy PIT?

To zależy od specyfiki działalności. Kasowy PIT może poprawić płynność finansową u przedsiębiorców, którzy często otrzymują płatności z opóźnieniem.

Co daje status małego podatnika?

Uprawnienia obejmują m.in. kwartalne rozliczenia VAT lub uproszczone zaliczki w PIT, pod warunkiem nieprzekroczenia limitów przychodów.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązek korzystania z KSeF zaczyna się w 2026 roku. Aktualizację systemów warto przeprowadzić już pod koniec 2025 r.