Maj to dla wielu przedsiębiorców nie tylko czas bieżących rozliczeń podatkowych i składkowych, ale również ważny moment związany ze składką zdrowotną. Do 20 maja 2026 roku część przedsiębiorców musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok. Rozliczenie to należy wykazać w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 roku, czyli w ZUS DRA albo ZUS RCA.

Dla wielu firm to obowiązek, który łatwo potraktować jako formalność. W praktyce jednak roczne rozliczenie składki zdrowotnej może oznaczać dopłatę, nadpłatę albo konieczność dokładnego sprawdzenia danych za cały poprzedni rok.

Dlatego nie warto zostawiać tego tematu na ostatnią chwilę. Błąd w dochodzie, przychodzie, formie opodatkowania albo dokumentach rozliczeniowych może przełożyć się na nieprawidłową kwotę składki i dodatkowe wyjaśnienia z ZUS.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorców, którzy w 2025 roku prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą, podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczali się według jednej z trzech form opodatkowania: skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. ZUS wskazuje również, że obowiązek może dotyczyć osób, które w 2025 roku zawiesiły albo zakończyły działalność, ale były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez jeden dzień.

To ważne, bo część przedsiębiorców może błędnie zakładać, że skoro firma była zawieszona albo zakończona, temat ich już nie dotyczy. Tymczasem decydujące znaczenie ma to, czy w danym roku przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu i w jakiej formie opodatkowania rozliczał działalność.

Warto więc sprawdzić ten obowiązek indywidualnie, zwłaszcza jeśli w 2025 roku działalność była zawieszana, wznawiana, zamykana albo zmieniana była forma opodatkowania.

Dlaczego rozliczenie składki zdrowotnej nie jest tylko formalnością?

Składka zdrowotna przedsiębiorcy jest powiązana z osiągniętym dochodem albo przychodem, w zależności od wybranej formy opodatkowania. Roczne rozliczenie pozwala ustalić, czy składki zapłacone w trakcie roku były zgodne z kwotą należną za cały rok.

W praktyce mogą pojawić się trzy sytuacje:

  • składka została rozliczona prawidłowo i nie ma dopłaty ani nadpłaty,
  • z rozliczenia wynika niedopłata,
  • z rozliczenia wynika nadpłata.

Najwięcej uwagi wymaga oczywiście niedopłata. Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika, że przedsiębiorca powinien dopłacić składkę zdrowotną za 2025 rok, musi zrobić to razem ze składkami za kwiecień 2026 roku, najpóźniej do 20 maja 2026 roku.

To oznacza, że majowe rozliczenie może realnie wpłynąć na bieżące zobowiązania firmy. Przedsiębiorca powinien odpowiednio wcześniej wiedzieć, czy czeka go dopłata, aby uniknąć zaskoczenia przy płatności do ZUS.

Nadpłata składki zdrowotnej – czy ZUS odda pieniądze?

Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika nadpłata składki zdrowotnej, ZUS udostępnia na koncie płatnika wniosek o zwrot nadpłaty RZS-R. Przedsiębiorca powinien go zweryfikować, wskazać numer rachunku bankowego, podpisać i odesłać do ZUS do 1 czerwca 2026 roku. ZUS informuje, że nadpłata może zostać zwrócona, jeśli przedsiębiorca nie ma zaległości z tytułu składek ani nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Warto pamiętać, że samo wykazanie nadpłaty w rozliczeniu nie zawsze kończy sprawę. Trzeba jeszcze sprawdzić wniosek, dane rachunku bankowego i termin jego odesłania.

Jeżeli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty, ZUS rozliczy ją na koncie płatnika do końca roku. To może być korzystne w niektórych sytuacjach, ale nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem dla płynności finansowej firmy.

Na co szczególnie uważać przy rozliczeniu za 2025 rok?

Przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej za 2025 rok warto sprawdzić nie tylko same kwoty, ale również dane, na podstawie których składka została wyliczona.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na:

  • formę opodatkowania w 2025 roku,
  • wysokość dochodu albo przychodu,
  • okresy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • ewentualne zawieszenie lub zakończenie działalności,
  • poprawność dokumentów ZUS DRA albo ZUS RCA,
  • ewentualną dopłatę lub nadpłatę,
  • termin zapłaty składek za kwiecień 2026 roku,
  • termin złożenia wniosku RZS-R przy nadpłacie.

To dobry moment, aby sprawdzić również szerszy porządek w dokumentach firmowych. O tym, jakie dane i dokumenty warto kontrolować regularnie, pisaliśmy w artykule: jakie liczby i dokumenty przedsiębiorca powinien kontrolować co miesiąc.

Dlaczego warto zrobić to wcześniej niż 20 maja?

Termin 20 maja może wydawać się odległy, ale w praktyce maj jest dla biur rachunkowych i przedsiębiorców intensywnym miesiącem. Do rozliczenia składki zdrowotnej trzeba mieć poprawne dane za cały 2025 rok, dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2026 roku i informację, czy z rozliczenia wynika dopłata albo nadpłata.

Im wcześniej przedsiębiorca przekaże komplet informacji do księgowości, tym mniejsze ryzyko pośpiechu, błędów i niepotrzebnych korekt.

To szczególnie ważne, jeśli firma:

  • zmieniała formę opodatkowania,
  • zawieszała albo wznawiała działalność,
  • miała nieregularne dochody,
  • korzystała z ryczałtu,
  • zakończyła działalność w 2025 roku,
  • ma zaległości lub niejasności w rozliczeniach z ZUS.

W takich przypadkach roczne rozliczenie składki zdrowotnej może wymagać dokładniejszej analizy.

Składka zdrowotna a bieżąca obsługa księgowa firmy

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dobrze pokazuje, że księgowość to nie tylko bieżące księgowanie dokumentów. To także kontrola terminów, weryfikacja danych, analiza formy opodatkowania i przewidywanie skutków finansowych dla przedsiębiorcy.

Podobnie jak w przypadku zmian związanych z KSeF 2026 i brakiem kar za błędy, najbezpieczniejsze podejście to nie odkładanie obowiązków na ostatni moment. Lepiej wcześniej sprawdzić dane, niż później wyjaśniać błędy albo dopłacać składki w pośpiechu.

Przedsiębiorcy powinni też pamiętać, że 2026 rok przynosi wiele zmian w dokumentacji i rozliczeniach firm. 

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok należy przekazać do ZUS do 20 maja 2026 roku w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 roku. Obowiązek dotyczy przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu, którzy w 2025 roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Z rozliczenia może wynikać dopłata albo nadpłata. Dopłatę należy uregulować do 20 maja 2026 roku, razem ze składkami za kwiecień. Przy nadpłacie trzeba zweryfikować i wysłać wniosek RZS-R, jeżeli przedsiębiorca chce otrzymać zwrot środków.

Potrzebujesz pomocy w rozliczeniu składki zdrowotnej?

Biuro Rachunkowe i Informacji Podatkowej „Doradca” w Gliwicach wspiera przedsiębiorców w bieżącej obsłudze księgowej, rozliczeniach z ZUS, podatkach oraz przygotowaniu firm do zmian w przepisach.

Jeżeli chcesz upewnić się, że rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok zostało przygotowane prawidłowo, skontaktuj się z Biurem Rachunkowym i Informacji Podatkowej „Doradca” w Gliwicach.

FAQ – roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok

Do kiedy trzeba rozliczyć składkę zdrowotną za 2025 rok?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok trzeba przekazać do ZUS do 20 maja 2026 roku. Rozliczenie wykazuje się w dokumentach za kwiecień 2026 roku. Ten sam termin dotyczy również opłacenia składek za kwiecień oraz ewentualnej dopłaty wynikającej z rozliczenia rocznego.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy w 2025 roku prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą, podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczali się według skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Może dotyczyć również osób, które zawiesiły lub zakończyły działalność w 2025 roku, jeśli były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez jeden dzień.

Co zrobić, jeśli z rozliczenia wynika dopłata?

Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika niedopłata składki zdrowotnej, przedsiębiorca powinien uregulować ją razem ze składkami za kwiecień 2026 roku. Termin płatności upływa 20 maja 2026 roku. Warto znać kwotę dopłaty wcześniej, aby uniknąć zaskoczenia przy płatności do ZUS.

Co zrobić, jeśli z rozliczenia wynika nadpłata?

Jeżeli z rozliczenia wynika nadpłata, ZUS udostępnia wniosek RZS-R na koncie płatnika w eZUS. Przedsiębiorca powinien sprawdzić wniosek, wskazać rachunek bankowy, podpisać go i odesłać do ZUS do 1 czerwca 2026 roku. Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany, nadpłata zostanie rozliczona na koncie płatnika.

Czy biuro rachunkowe może pomóc w rozliczeniu składki zdrowotnej?

Tak. Biuro rachunkowe może pomóc w weryfikacji danych, przygotowaniu dokumentów rozliczeniowych i sprawdzeniu, czy z rozliczenia wynika dopłata lub nadpłata. To szczególnie ważne, gdy przedsiębiorca zmieniał formę opodatkowania, zawieszał działalność albo miał nieregularne dochody w 2025 roku.